Captura de leads en eventos: las 8 preguntas que más hacen los compradores

Hay ocho preguntas que surgen en casi todas las llamadas de captura de leads en eventos que atiendo. La versión resumida: sí a la captura sin conexión, no a pagar por duplicados, siete integraciones nativas con CRM, notas de texto y de voz en el stand, asignación de propietario por comercial, configuración el mismo día, compatible con cualquier dispositivo iOS o Android y funcionamiento en eventos de todo el mundo.

Con el tiempo, uno se da cuenta de que además suelen aparecer casi en el mismo orden. A continuación, respondo a cada una de las ocho en detalle, tal y como lo hago en una llamada, abordando incluso las dudas más exigentes de los compradores.

Si prefiere consultar el producto en lugar de las preguntas y respuestas, encontrará toda la información en nuestra página de captura de leads en eventos, mientras que nuestra guía sobre cómo capturar leads en una feria comercial explica el proceso sobre el terreno en vez de las dudas habituales sobre proveedores.

Las ocho preguntas en resumen

Ordenadas según el número de empresas distintas que las formularon, de mayor a menor.

¿Sigue funcionando si se cae el Wi-Fi del evento?

Sí. El modo sin conexión permite a su equipo seguir capturando datos aunque falle el Wi-Fi del centro de convenciones. Los escaneos se guardan en el dispositivo y se sincronizan de forma automática, ejecutando el enriquecimiento de datos en cuanto se restablece la conexión. Así, si un comercial escanea sin cobertura, no pierde ningún dato ni tiene que acordarse de gestionarlo más tarde.

Esta es la pregunta más frecuente de toda la lista, y es comprensible: cualquiera que haya trabajado en un pabellón concurrido ha visto cómo la señal colapsa hacia las diez de la mañana, cuando se conectan miles de teléfonos a la vez.

Para ser sinceros, se pregunta tanto porque antes era una carencia real en nuestra plataforma, y el verano pasado nuestro equipo comercial aún daba respuestas contradictorias. Hoy ya no es un problema. Si nos está comparando con otras soluciones, es una funcionalidad que conviene probar en persona en el evento en lugar de fiarse solo de la palabra de un proveedor, incluida la mía.

Si dos comerciales escanean a la misma persona, ¿se cobra dos veces?

No. Nunca se le cobrará por un duplicado. Si se vuelve a escanear el mismo nombre y empresa —ya sea por otro comercial en el mismo stand, en otra feria o un año después—, ese escaneo repetido no tiene coste. El duplicado se define por los datos de entrada: mismo nombre y misma empresa equivalen a coste cero, sin importar cuántas veces ocurra.

He respondido a esto en nueve llamadas distintas y casi siempre me lo preguntan con cierta resignación, porque ya les ha tocado pagar por ello con otras herramientas. Aquí no hay plazos límite ni se reinicia la cuenta al empezar el año, que es donde la gente suele temer que esté la trampa. Si un visitante habitual se acerca a su stand en tres ferias de la misma temporada, cuenta como un único lead.

¿Funcionará con mi CRM? ¿Y si el mío no está en la lista?

Wave Connect se integra de forma nativa con HubSpot, Salesforce, Zoho, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, HighLevel y contactos de Outlook, permitiendo mapear campos personalizados para que usted decida qué dato va a cada sitio. Para cualquier otro sistema, Zapier se encarga del resto, y siempre queda la opción de exportar a CSV. Los leads entran directamente como registros en la herramienta con la que su equipo ya trabaja, y no como un archivo que alguien tenga que importar a mano el lunes siguiente a la feria.

El mapeo de campos es el aspecto que más merece la pena consultar durante una demo, porque es ahí donde surgen la mayoría de las frustraciones con las herramientas de captura de leads. Enviar un contacto a un CRM es sencillo.

Lograr que el cargo vaya a su campo de cargo, que el nombre del evento quede registrado para elaborar informes y que las notas del comercial se adjunten al registro es lo que marca la diferencia entre un lead que su equipo gestiona y uno que se queda olvidado en el sistema. Cómo integrar los leads de ferias comerciales en su CRM detalla toda la configuración: mapeo de campos, etiquetas de eventos, propietarios y duplicados.

¿Pueden los comerciales añadir notas o notas de voz en el stand?

Sí. Los comerciales pueden añadir notas a un lead directamente en el stand, incluidas notas de voz, y etiquetarlo con cualificadores personalizados como el nivel de interés, la línea de producto o el responsable del seguimiento. No ofrecemos grabación completa de conversaciones. El comercial registra la nota de forma deliberada y al instante, y esta se transfiere a su CRM vinculada al contacto. Esas notas son precisamente las que permiten que el primer correo de seguimiento sea relevante y personalizado; aquí puede consultar nuestras plantillas de correo electrónico para seguimiento de eventos.

Para dejarlo claro: no hay una IA escuchando la conversación en segundo plano para redactar un resumen después. El comercial pulsa grabar y dice: «quiere el modelo de 40 pulgadas, compra en el T1, enviar ficha técnica», o lo escribe, y esa es la información exacta que se guarda.

No tiene nada de ostentoso, pero es la función que más transforma el seguimiento comercial. Un cliente potencial nos confesó que no poder tomar notas era el único motivo por el que su equipo seguía usando papel. Al principio me pareció algo exagerado, hasta que leí varios correos de seguimiento redactados tres semanas después de una feria basándose únicamente en un nombre y un cargo.

Es más fácil verlo que explicarlo. En este vídeo se muestra un escaneo de principio a fin, incluyendo las etiquetas, la nota de voz y los datos enriquecidos que se reciben del lead:

¿Quiere comprobar cómo funciona con sus propias credenciales? Reserve una demo y compártanos los detalles de su próximo evento.

¿Puedo saber qué comercial capturó cada lead?

Sí. El comercial que escanea un lead pasa a ser el propietario en el registro del CRM, y los administradores pueden consultar la actividad individual durante y después del evento. De este modo, la atribución queda resuelta en el momento de la captura, sin necesidad de reconstruirla después a partir de una hoja de cálculo.

Esta pregunta me la suelen hacer dos perfiles distintos por motivos diferentes. Los directores de ventas la hacen para que cada seguimiento tenga un responsable claro y ningún contacto se pierda porque dos comerciales crean que le corresponde al otro.

Marketing, por su parte, busca saber qué parte del equipo del stand estuvo realmente activa. Es un dato a veces incómodo, pero suele ser el más revelador al volver a la oficina. Si está preparando un informe de resultados del evento, las métricas que merece la pena medir importan mucho más que el simple número total de escaneos.

¿Con qué rapidez podemos ponerlo en marcha antes de nuestro evento?

El mismo día. El aprovisionamiento toma solo unos minutos y la integración con el CRM se puede configurar en directo durante una llamada. No hay que enviar equipos físicos, no hay fechas límite para formularios de pedido ni procesos que deban esperar en cola por nuestra parte.

Esta consulta casi siempre llega a última hora y con cierto apuro, porque la feria es la semana siguiente. Es una pregunta lógica para cualquier proveedor. Los escáneres de alquiler se solicitan a través del organizador con semanas de antelación y las tarifas reducidas suelen expirar seis u ocho semanas antes; por eso, cuando la mayoría empieza a preocuparse por la captura de leads, esa opción ya no está disponible.

Descargar una aplicación la noche anterior funciona perfectamente. Ahora bien, si dispone de algo más de margen, nuestra lista de verificación completa para la preparación le resultará mucho más provechosa.

¿Podemos usar tabletas de empresa o teléfonos Android?

Sí. Wave Connect funciona en iOS y Android, tanto en teléfonos como en tabletas, y las licencias no están vinculadas a un dispositivo concreto. Un comercial puede usar su móvil personal, un terminal de empresa o una tableta compartida en el mostrador; la misma licencia sirve indistintamente.

El trasfondo de esta pregunta no es tanto Android, sino si la empresa debe pedir a sus empleados que instalen una aplicación en sus móviles personales, algo que algunos no pueden hacer y otros prefieren evitar. Contar con una tableta compartida en el stand resuelve esto a la perfección y, como las licencias no están ligadas al hardware, dos comerciales que cubran turnos distintos pueden utilizar el mismo dispositivo.

¿Funciona en eventos fuera de Estados Unidos?

Sí. Wave Connect funciona en eventos de todo el mundo y el enriquecimiento de datos cubre contactos corporativos internacionales. El escáner lee directamente lo que está impreso en la credencial, por lo que no depende de que el organizador proporcione una base de datos específica en un país determinado.

Mi consejo sincero en este punto es que lo pruebe en lugar de conformarse con un sí. No porque la respuesta no sea cierta, sino porque la cobertura de datos varía según la región y según la cantidad de información que incluya la credencial.

La lista de asistentes de su propio evento es la única que importa; haga una prueba en él. Si los resultados no convencen para su público objetivo, lo sabrá en una sola tarde y no después de haber firmado una orden de compra.

Qué no incluye

Ocho respuestas seguidas que empiezan con un sí deberían generar cierta sospecha, así que aquí tiene las limitaciones con la misma transparencia:

La ausencia de carga masiva es la limitación que más nos descarta, y conviene aclararlo desde el principio si lo que realmente busca es limpiar una lista antigua.

¿Y qué hay del precio?

El precio merece más espacio que una simple línea en una sección de preguntas frecuentes, por lo que le dedicamos un artículo propio. Cuánto cuesta la captura de leads en eventos analiza cuánto cuestan los escáneres del propio evento, en qué se diferencian los modelos de precios de las aplicaciones y en qué casos alquilar resulta realmente más económico. Merece la pena leerlo antes de solicitar una demo en lugar de después.

Otras preguntas que los compradores hacen antes de decidirse

La pregunta que yo haría si estuviera en su lugar

Si yo estuviera al otro lado, me saltaría casi todo lo anterior y pediría ver cómo llega un lead a mi propio CRM, con su nota adjunta, capturado a partir de una credencial de una feria en la que realmente exponga. Todo lo demás de esta lista es un sí o un no que se comprueba en unos minutos. Esa demostración lo es todo.

¿Sigue comparando opciones? Nuestra comparativa de software de captura de leads para ferias analiza todas las alternativas, y la guía de escáneres de credenciales profundiza en el proceso de escaneo. Si prefiere ver el nuestro en acción, reserve una demo.