Captura de leads en eventos: las 9 preguntas más frecuentes de los compradores

Hay nueve preguntas que surgen en casi todas las llamadas sobre captura de leads en eventos en las que participo. En pocas palabras: sí a la captura sin conexión, no al cobro por duplicados, siete integraciones nativas con CRM, cada lead etiquetado con su evento de origen, notas escritas y de voz en el estand, asignación por comercial, configuración en el mismo día, compatible con cualquier dispositivo iOS o Android y listo para funcionar en eventos de todo el mundo.

Con el tiempo te das cuenta de que, además, suelen surgir casi en el mismo orden. A continuación, respondo a cada una de ellas con detalle, tal y como lo hago en una llamada comercial, incluyendo los puntos en los que los compradores suelen tener dudas o reparos.

Si prefiere consultar el producto en lugar de las preguntas y respuestas, encontrará toda la información en nuestra página de captura de leads en eventos, y nuestra guía sobre cómo capturar leads en ferias comerciales explica el proceso a pie de feria en vez de los aspectos comerciales de la plataforma.

Las nueve preguntas en resumen

Ordenadas según el número de empresas distintas que las formularon, de mayor a menor.

¿Sigue funcionando si se cae el wifi de la feria?

Sí. El modo sin conexión permite a su equipo seguir capturando contactos cuando falla el wifi del recinto ferial. Los escaneos se guardan en el dispositivo y se sincronizan automáticamente; el enriquecimiento de datos se ejecuta en cuanto se restablece la conexión. Así, un comercial que escanee sin cobertura no pierde ningún dato ni tiene que acordarse de gestionarlo manualmente después.

Es la pregunta más repetida de toda la lista, y con razón. Cualquiera que haya trabajado en un pabellón concurrido ha visto cómo la señal colapsa hacia las diez de la mañana, cuando se concentran miles de teléfonos a la vez.

Siendo totalmente sinceros, nos la hacen tanto porque antes era una limitación real en nuestro producto, e incluso el verano pasado algunos comerciales daban respuestas contradictorias. Hoy ya no es ningún problema. Si nos está comparando con otras opciones, le recomendamos poner esto a prueba directamente en el pabellón antes que fiarse ciegamente de la palabra de nadie, incluida la mía.

Si dos comerciales escanean a la misma persona, ¿se me cobra dos veces?

No. Nunca se le cobrará por un duplicado. Si se vuelve a escanear el mismo nombre y la misma empresa —ya sea por otro comercial en el mismo estand, en una feria distinta o un año después—, ese escaneo repetido no tiene coste. El criterio para definir un duplicado es muy sencillo: mismo nombre, misma empresa, sin coste adicional, sin importar cuántas veces ocurra.

He respondido a esto en nueve llamadas distintas y casi siempre me lo preguntan con cierta resignación, porque a más de uno ya se lo han cobrado en el pasado. No hay plazos límite ni se restablece a principios de año, que suele ser donde la gente sospecha que está la trampa. Si un cliente habitual visita su estand en tres ferias de la misma temporada, cuenta como un único lead.

¿Funcionará con mi CRM? ¿Y qué pasa si el mío no está en la lista?

Wave Connect se integra de forma nativa con HubSpot, Salesforce, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, HighLevel y los contactos de Outlook, con mapeo de campos personalizado para que usted controle con exactitud dónde va cada dato. Zapier cubre cualquier otra plataforma, y siempre tiene la opción de exportar a CSV. Los leads se incorporan directamente como registros en el sistema que su equipo ya utiliza a diario, no como un archivo que alguien tenga que importar el lunes después del evento.

El mapeo de campos es justo lo que conviene consultar en una demostración, porque ahí es donde suele surgir la frustración con la mayoría de herramientas de captura de leads. Meter un contacto en un CRM es la parte fácil.

Asegurarse de que el cargo llegue a su campo correspondiente, que el nombre de la feria quede en un lugar medible en informes y que las notas del comercial se adjunten al registro es lo que marca la diferencia entre un lead que se trabaja de inmediato y otro que se queda en el olvido. Si ya gestiona tarjetas a través de un CRM, cómo funciona nuestra integración con CRM explica todo el engranaje técnico con más detalle.

Si prefiere ver los pasos de configuración prácticos en vez del resumen, cómo transferir los leads de ferias comerciales a su CRM repasa a fondo la sincronización y el mapeo de campos. Además, nuestro centro de ayuda cuenta con una guía para conectar su CRM junto con guías específicas para cada plataforma.

¿Pueden asignarse los leads a una campaña específica en el CRM para medir el ROI por evento?

La etiqueta del evento se transfiere a su CRM con cada lead. Asociar esos contactos a una campaña concreta en su CRM es una automatización puntual que se configura en su sistema, y estaremos encantados de ayudarle a definirla. Cada lead queda atribuido a la feria en la que se capturó, y esa información llega junto con los datos de contacto y cualquier nota o cualificación añadida por el comercial.

Lo que muchos temen que sea complicado es la campaña en sí. Si ya ha creado una para una conferencia específica y quiere que los leads de esa feria se asocien a ella, basta con una regla en su CRM activada por la etiqueta de evento que llega al registro. Se configura una sola vez para todo el CRM, no feria por feria.

He colocado este punto entre los primeros de la lista porque atribuir los leads a cada feria es lo que transforma el gasto en eventos en un dato financiero real para defender ante la dirección. Es uno de los motivos principales por los que los equipos deciden integrar su CRM. La guía detallada está en si los leads de eventos pueden asociarse a una campaña específica del CRM.

¿Los comerciales pueden añadir notas de texto o de voz en el estand?

Sí. Los comerciales pueden añadir notas a cualquier lead directamente en el estand, incluso notas de voz, y etiquetarlo con campos de cualificación personalizados como nivel de interés, línea de producto o responsable del seguimiento. No ofrecemos grabación de conversaciones completas. El comercial registra la nota de forma deliberada y al instante, y esta se transfiere a su CRM vinculada directamente al contacto.

Para que no haya confusiones: no hay una IA escuchando la conversación para redactar un resumen después. El comercial simplemente pulsa grabar y dice «quiere el modelo de 40 pulgadas, compra en el primer trimestre, enviar ficha técnica», o lo escribe a mano, y eso es exactamente lo que se registra.

Quizá no sea una función deslumbrante, pero es la que más transforma el seguimiento posterior. Un cliente potencial nos confesó que la falta de notas era la única razón por la que su equipo seguía usando papel y boli. Al principio me pareció algo exagerado, hasta que leí varios correos de seguimiento redactados tres semanas después de una feria basándose únicamente en un nombre y un cargo.

Es más fácil verlo en acción que explicarlo. En este vídeo mostramos el proceso de escaneo de principio a fin, incluyendo las etiquetas, la nota de voz y los datos que devuelve el lead:

¿Quiere comprobarlo con sus propias credenciales? Reserve una demostración y traiga un evento que tenga programado próximamente.

¿Puedo ver qué comercial capturó cada lead?

Sí. El comercial que escanea un lead pasa a ser el propietario del registro en el CRM, y los administradores pueden consultar la actividad por comercial tanto durante como después del evento. Así, la atribución queda resuelta en el mismo instante de la captura en lugar de tener que reconstruirla después a partir de una hoja de cálculo.

Dos perfiles distintos me preguntan esto por motivos diferentes. Los directores de ventas lo quieren para que el seguimiento tenga un responsable claro y nada quede en el limbo entre dos comerciales que creen que se ocupa el otro.

Marketing lo busca para ver qué parte del equipo del stand estuvo realmente activa. Es un dato que a veces incomoda, pero suele ser el más útil con el que se regresa. Si está preparando un informe sobre el evento, las métricas que merece la pena medir importan mucho más que el número de escaneos, y en el centro de ayuda explicamos cómo se muestra la atribución del comercial en el registro.

¿Con cuánta rapidez podemos estar listos antes del evento?

El mismo día. La configuración lleva pocos minutos y la conexión con el CRM puede realizarse en directo durante una llamada. No hay que enviar hardware, no hay plazos límite para rellenar formularios y nada queda atascado en una cola de espera por nuestra parte.

Esta pregunta casi siempre llega a última hora y con cierta vergüenza, porque el evento es la semana siguiente. Y es lógico planteársela a cualquier proveedor. Los escáneres de alquiler deben solicitarse al organizador con semanas de antelación y el plazo con descuento suele cerrarse entre seis y ocho semanas antes; por eso, cuando la mayoría empieza a preocuparse por la captura de leads, esa puerta ya se ha cerrado.

Descargarse una app la noche anterior funciona. Pero si dispone de más margen, la lista de comprobación completa para prepararse le resultará mucho más provechosa.

¿Podemos usar tabletas de la empresa o teléfonos Android?

Sí. Wave Connect funciona en iOS y Android, tanto en teléfonos como en tabletas, y las licencias no están vinculadas a un dispositivo concreto. Cada comercial puede utilizar su propio teléfono, un terminal de la empresa o una tableta compartida en el mostrador, y la misma licencia sirve en todos ellos.

El verdadero motivo de esta pregunta no es tanto Android, sino evitar obligar a los empleados a instalar software en sus teléfonos personales, algo que algunos no pueden hacer y otros prefieren evitar. Poner una tableta compartida en el stand resuelve el problema a la perfección y, como los puestos no están ligados al hardware, dos comerciales en turnos distintos pueden compartir el mismo dispositivo.

¿Funciona en eventos fuera de Estados Unidos?

Sí. Wave Connect funciona en eventos de todo el mundo y el enriquecimiento abarca contactos profesionales a escala internacional. El escáner lee lo que está impreso en la credencial, por lo que no depende de que el organizador proporcione una base de datos en un país concreto.

Mi recomendación sincera aquí es ponerlo a prueba en vez de conformarse con un simple «sí». No porque la respuesta no sea cierta, sino porque la cobertura varía de forma real según la región y según la información que ofrezca la credencial.

La única lista que importa es la de sus propios asistentes, así que pruébelo en su próximo evento. Si los resultados no convencen para su audiencia, lo sabrá en una sola tarde y no después de emitir una orden de compra.

Lo que no hace

Nueve respuestas seguidas, casi todas afirmativas, deberían despertar sospechas. Así que aquí tiene las limitaciones con la misma transparencia:

La imposibilidad de subir listas en masa es el motivo de descarte más habitual; conviene aclararlo pronto si lo que realmente necesita es limpiar una base de datos antigua.

¿Y qué hay del precio?

El precio merece más espacio que una simple línea en un apartado de preguntas frecuentes, por lo que le dedicamos un artículo propio. Cuánto cuesta la captura de leads en eventos analiza lo que cuestan los escáneres del evento, cómo varían los modelos de precios de las aplicaciones y en qué casos alquilar resulta verdaderamente más económico. Vale la pena leerlo antes de una demostración, no después.

Más preguntas habituales antes de comprar

La pregunta que yo haría si estuviera comprando

Si estuviera en su lugar, me saltaría casi todo lo anterior y pediría ver cómo llega un lead a mi propio CRM, con su nota asociada, capturado a partir de una credencial de una feria en la que realmente expongo. Todo lo demás en esta lista es un sí o un no comprobable en pocos minutos. Esto último, en cambio, resume el producto al completo.

¿Todavía está comparando opciones? Nuestra comparativa de software de captura de leads para ferias comerciales repasa todo el panorama, y la guía de escáneres de credenciales profundiza en el escaneo en sí. Si prefiere ver la nuestra en acción, reserve una demostración.