Les 7 meilleurs outils pour la génération de prospects lors des salons professionnels (Guide 2026)

Résumé : Participer à un salon professionnel coûte cher. Il vous faut un outil qui capture chaque contact sans vous ralentir. Ce guide compare les meilleures applications pour scanner les badges, organiser les données et assurer un suivi rapide.

Points clés :

• Critères principaux : Je compare le prix, les fonctionnalités et la facilité d'utilisation.
• À qui cela s'adresse-t-il : aux équipes commerciales, aux fondateurs et aux organisateurs d'événements.
• Résultat : Vous trouverez l'outil idéal pour votre budget.

Entrons dans le vif du sujet.

Mes meilleures solutions pour la capture de prospects événementiels

J'ai participé à des dizaines de salons professionnels. Le pire, c'est de se retrouver avec une pile de cartes de visite papier et d'en perdre la moitié. Ou pire encore, de dépenser des milliers d'euros pour un scanner difficile à utiliser.

Voici les outils que je recommande d'après mon expérience dans le secteur.

1. Wave Connect

🏆 La meilleure solution tout-en-un

J'ai créé Wave Connect car j'en avais assez de payer trop cher pour des logiciels événementiels complexes. Je voulais une solution efficace pour toute mon équipe, sans me ruiner. Wave est une plateforme de Cartes de visite virtuelles qui fait également office d'outil performant de génération de prospects.

Il est conçu pour les équipes qui souhaitent agir rapidement. Son installation ne prend que quelques minutes. Il gère tout, du partage d'informations à la lecture des badges.

✨ Fonctionnalités clés

• Scanner universel par lots : vous pouvez numériser facilement les cartes de visite papier et les badges numériques.
• Capture de prospects : Capturez des informations via un formulaire de contact pour obtenir des prospects en moins de 30 secondes.
• Mode hors ligne : Partagez vos informations en toute fiabilité grâce à un code QR hors ligne, même sans accès à Internet.
• Carte de visite virtuelle : Mettez à jour facilement et instantanément vos coordonnées afin que vos prospects disposent toujours de vos informations les plus récentes.
• Intégration CRM : Se connecte directement à votre CRM pour vous permettre de suivre les prospects immédiatement.
• Gestion d'équipe : Ajoutez ou supprimez facilement des utilisateurs depuis un tableau de bord centralisé.

✅ Ce que j'aime chez Wave Connect

Le prix est imbattable : 60 $ par utilisateur et par an. La plupart des concurrents facturent ce prix pour un seul événement ou un seul mois. J’apprécie aussi le scanner universel. Plus besoin de louer du matériel coûteux auprès de l’organisateur : votre téléphone suffit. Il capture les données et les synchronise. C’est simple comme bonjour.

💭 Éléments à prendre en compte

Wave privilégie le numérique. Si vous recherchez une solution de location de matériel lourd et traditionnel, passez votre chemin. Il s'agit d'une application mobile. Pour 99 % des équipes modernes, c'est un atout majeur. Cependant, certains secteurs traditionnels privilégient encore la location de scanners physiques.

📝 Mon avis

Pour une solution complète au meilleur prix, choisissez Wave Connect. À seulement 60 $ par an, il répond à tous vos besoins et constitue le choix idéal pour les entreprises en pleine croissance.

2. iCapture

🏆 Idéal pour la transcription de données

iCapture est une référence dans ce domaine. Leur priorité est la rapidité et la précision. J'ai vu de nombreuses équipes y recourir pour scanner rapidement un grand nombre de badges.

✨ Fonctionnalités clés

• Lecture de badges : Scanne efficacement les codes-barres 2D et les codes QR.
• Mode hors ligne : fonctionne sans connexion Internet, ce qui est idéal pour les connexions Wi-Fi instables des centres de congrès.
• Vérification humaine : Ils envoient des images à de vraies personnes pour vérifier la transcription des données.
• Intégration CRM : Synchronise les données des prospects directement avec vos plateformes de vente existantes.
• Qualificateurs personnalisés : Permet d’ajouter des notes et des étiquettes pour prioriser les suivis.

✅ Ce que j'aime chez iCapture

La précision est excellente. Le système ne se contente pas de la reconnaissance optique de caractères (OCR) ; il intègre un processus de vérification. Résultat : moins de fautes de frappe dans votre CRM. L’intégration avec Salesforce et HubSpot est optimale. Le mode hors ligne est également indispensable en cas de panne d’Internet.

💭 Éléments à prendre en compte

Cela peut s'avérer coûteux. Il faut souvent demander un devis, et la facture peut vite grimper pour les petits exposants. De plus, l'outil ne propose pas certaines fonctionnalités d'enrichissement de profil présentes dans d'autres versions. On obtient ce qui figure sur le badge, et guère plus.

📝 Mon avis

Si vous disposez d'un budget conséquent et que la précision des données est votre seule préoccupation, iCapture est une option intéressante. C'est un logiciel fiable, mais coûteux.

3. Cvent LeadCapture

🏆Idéal pour les événements d'entreprise

Cvent est un géant de l'événementiel. Si vous participez à une grande conférence d'entreprise, vous avez probablement déjà vu leur logo. Leur outil de génération de leads fait partie d'un écosystème bien plus vaste.

✨ Fonctionnalités clés

• Multiplateforme : Fonctionne sur iOS et Android.
• Qualification des prospects : Vous pouvez ajouter instantanément des notes, des étiquettes et des scores aux prospects.
• Rapports : Analyses très détaillées du retour sur investissement de votre événement.
• Intégration CRM : Se connecte directement à votre CRM pour vous permettre de suivre les prospects immédiatement.
• Mode hors ligne : Partagez vos informations en toute fiabilité grâce à un code QR hors ligne, même sans accès à Internet.

✅ Ce que j'apprécie chez Cvent LeadCapture

C'est idéal pour les grandes entreprises. Si vous avez cinquante personnes sur un stand, cet outil peut gérer la situation. Ses fonctionnalités de reporting sont très complètes. Vous pouvez voir précisément quel commercial a analysé le plus de prospects et combien étaient qualifiés.

💭 Éléments à prendre en compte

C'est cher. Les utilisateurs mentionnent souvent le prix élevé. De plus, l'interface peut paraître un peu « corporate » et complexe. Il faut une certaine formation pour que votre équipe s'y habitue. Si vous voulez juste scanner et partir, c'est peut-être un peu excessif.

📝 Mon avis

Choisissez cette option si vous êtes une entreprise du Fortune 500 utilisant déjà Cvent pour d'autres services. Pour tous les autres, elle est probablement trop coûteuse et complexe.

4. Quiva

🏆 Idéal pour les utilisateurs en gestion d'événements

Whova est avant tout une application d'organisation d'événements. Les participants l'utilisent pour consulter le programme et développer leur réseau. Mais elle propose également une fonctionnalité de génération de contacts pour les exposants.

✨ Fonctionnalités clés

• Numérisation intégrée à l'application : Utilise l'application événementielle existante pour scanner les codes QR des participants.
• Espace exposants : un lieu central pour gérer votre présence sur le stand.
• Saisie manuelle : Vous pouvez saisir les informations manuellement si la numérisation échoue.

✅  Ce que j'aime chez Whova

Si l'événement utilise déjà Whova, c'est très pratique. Inutile de télécharger une application supplémentaire : tout est intégré. C'est également utile pour les événements de taille moyenne où vous souhaitez interagir avec les participants via l'application avant le début de l'événement.

💭 Éléments à prendre en compte

La capture de prospects est souvent une option payante. De plus, il ne s'agit pas d'un outil spécialisé dans la génération de prospects, mais d'une application événementielle dotée d'un scanner intégré. Ses intégrations CRM sont moins poussées que celles d'outils dédiés comme Wave ou iCapture.

📝 Mon avis

Utilisez Whova si l'organisateur de l'événement l'exige. Sinon, un outil dédié vous offre un meilleur contrôle de vos données.

5. Captello

🏆Idéal pour la gamification

Captello adopte une approche différente. Ils s'efforcent de rendre la génération de prospects ludique. Je pense que c'est une stratégie judicieuse si vous avez du mal à inciter les gens à s'arrêter à votre stand.

✨ Fonctionnalités clés

• Capture par gamification : utilise des jeux et des tirages au sort pour inciter les gens à s’inscrire.
• Capture universelle : Numérise les badges et les formulaires.
• Automatisation : Synchronisation avec Marketo et Salesforce.

✅ Ce que j'aime chez Captello

Ces jeux sont sympas. Ils incitent les passants à s'arrêter. Offrir une récompense en échange de données est une pratique courante, et Captello l'adapte parfaitement au numérique. Cela permet d'augmenter le nombre de prospects que vous collectez.

💭 Éléments à prendre en compte

Qualité contre quantité. Vous risquez de recevoir de nombreux prospects qui souhaitent simplement un iPad gratuit, et non votre produit. Il est donc essentiel de bien les qualifier. De plus, les prix affichés sur leur site ne sont pas transparents.

📝 Mon avis

Idéal pour les grands salons grand public ou pour créer le buzz. Veillez simplement à bien filtrer vos prospects par la suite.

6. momentencio

🏆Idéal pour les fonctionnalités d'IA

Momencio se positionne comme un outil haut de gamme. Il utilise l'IA pour vous aider à mieux comprendre vos prospects. C'est une technologie impressionnante.

✨ Fonctionnalités clés

• Enrichissement par IA : ajoute automatiquement des données à vos prospects.
• Microsites : Crée des pages personnalisées pour les prospects que vous rencontrez.
• Analyse comportementale : Permet de suivre la manière dont les prospects interagissent avec votre contenu.

✅ Ce que j'aime dans momencio

Les fonctionnalités de suivi sont uniques. Au lieu de se contenter d'envoyer un e-mail, elles peuvent créer un microsite. C'est un atout appréciable. L'enrichissement par IA vous évite de devoir rechercher manuellement chaque prospect sur LinkedIn.

💭 Éléments à prendre en compte

C'est un système complexe. Il offre de nombreuses fonctionnalités qu'une équipe de stand classique n'utilisera probablement jamais. Si vous souhaitez simplement scanner un badge, cet outil est surdimensionné. Son prix est sans doute assez élevé.

📝 Mon avis

Idéal pour les équipes techniques ayant besoin d'analyses approfondies. Si vous recherchez une solution simple et abordable, cherchez ailleurs.

Comment j'ai choisi ces outils de capture de prospects

J'ai examiné de nombreux logiciels pour établir cette liste. Voici les critères que j'ai utilisés pour les classer.

1️⃣Tout d'abord, l'accessibilité financière . Les salons professionnels sont déjà onéreux. Il est inadmissible de devoir débourser des milliers d'euros simplement pour scanner des noms. C'est pourquoi Wave Connect est mon choix numéro un. À 60 €/utilisateur/an, c'est une véritable aubaine.

2️⃣ Deuxièmement, la facilité d'utilisation . Votre personnel sur le stand est occupé. Il n'a pas le temps d'apprendre à utiliser un logiciel complexe. L'outil doit être simple d'utilisation : il suffit de viser et de déclencher.

3️⃣ Troisièmement, l'intégration . Si les données restent dans l'application, elles sont inutiles. L'outil doit se connecter à votre CRM. Qu'il s'agisse de HubSpot, de Salesforce ou d'une simple exportation CSV, la portabilité des données est essentielle.

4️⃣ Quatrièmement, la fiabilité hors ligne . Le Wi-Fi des centres de congrès est réputé pour sa piètre qualité. L'outil doit pouvoir collecter des données sans connexion Internet afin de ne jamais manquer une opportunité.

5️⃣ Cinquièmement, la polyvalence . Tous les prospects ne possèdent pas de badge. Le logiciel doit gérer aussi bien la numérisation des cartes de visite papier que celle des codes QR numériques, et ce, sans difficulté.

Questions fréquentes sur la capture de prospects lors des salons professionnels

Voici quelques questions qu'on me pose souvent.

Puis-je simplement utiliser des cartes de visite en papier ?

C'est possible, mais je ne le recommande pas. Vous risquez de les perdre. Ou alors, vous passerez des heures à ressaisir les données dans Excel. Un outil numérique vous épargnera des heures de travail manuel.

Ces applications fonctionnent-elles sans internet ?

La plupart le font. Wave Connect, iCapture et Leadature proposent tous un mode hors ligne. C'est essentiel, car le Wi-Fi des salons professionnels est réputé pour sa piètre qualité.

Vaut-il mieux louer le scanner auprès de l'organisateur de l'événement ?

En général, non. Louer un scanner peut coûter entre 300 et 500 dollars par événement. L'abonnement à une application comme Wave Connect coûte 60 dollars pour l'année. Il est beaucoup plus économique d'utiliser son propre logiciel.

Comment puis-je intégrer les prospects à mon CRM ?

Recherchez les applications qui s'intègrent directement à des plateformes comme Salesforce, HubSpot ou Pipedrive. Si une intégration directe n'est pas disponible, assurez-vous que l'application exporte les données au format CSV ou Excel afin de faciliter leur importation.

Dans quel délai dois-je faire un suivi après le spectacle ?

La rapidité est essentielle. Je recommande d'envoyer un e-mail de suivi dans les 24 à 48 heures, tant que la conversation est encore fraîche. Certaines applications permettent de déclencher l'envoi d'un e-mail de suivi immédiatement après la numérisation.

Ai-je besoin de matériel spécial pour utiliser ces applications ?

Non. Les applications modernes de capture de prospects utilisent l'appareil photo de votre smartphone ou tablette pour scanner les badges et les cartes de visite. Vous n'avez pas besoin de transporter un scanner encombrant.

Plusieurs membres d'une même équipe peuvent-ils utiliser la même application ?

Oui. La plupart des solutions permettent d'ajouter les membres de l'équipe à un compte central. Ainsi, un responsable peut consulter tous les prospects collectés par l'équipe sur un seul tableau de bord, au lieu de devoir contacter chaque personne individuellement.

Mes réflexions finales

La génération de prospects ne devrait pas être la partie la plus difficile de votre salon. Votre objectif est d'engager la conversation et de conclure des ventes.

Si vous recherchez un outil performant, simple d'utilisation et incroyablement abordable, je vous recommande Wave Connect. Cette application unique vous offre Carte de visite virtuelle et scanner. Vous pourrez ainsi consacrer votre budget à l'aménagement de votre stand ou au dîner d'équipe.