Captura de leads em eventos: as 8 perguntas que os compradores mais fazem

Oito perguntas surgem em praticamente todas as reuniões sobre captura de leads em eventos de que participo. O resumo: sim para captura offline, não para cobrança de duplicatas, sete integrações nativas com CRM, notas de texto e de voz no estande, atribuição por vendedor, configuração no mesmo dia, compatibilidade com qualquer aparelho iOS ou Android e funcionamento em eventos no mundo inteiro.

Com o tempo, você percebe que elas aparecem quase sempre na mesma ordem. A seguir, respondo a cada uma dessas oito perguntas em detalhes, exatamente como faço nas chamadas, incluindo os pontos em que os compradores costumam insistir.

Se você prefere conhecer o produto em vez de ler o tira-dúvidas, confira nossa página de captura de leads em eventos, e nosso guia sobre como capturar leads em feiras de negócios aborda a prática no estande em vez das dúvidas sobre fornecedores.

As oito perguntas em resumo

Ordenado pela quantidade de empresas distintas que perguntaram, da mais para a menos frequente.

Ainda funciona quando o Wi-Fi do evento cai?

Sim. O Modo Offline permite que sua equipe continue capturando quando o Wi-Fi do centro de convenções cair. As leituras são salvas no dispositivo e sincronizadas de forma automática, e o enriquecimento de dados roda assim que a conexão voltar. Assim, o vendedor que faz a leitura sem sinal não perde nada e não precisa se lembrar de fazer nada manualmente depois.

Esta é a pergunta número um da lista, e entendo perfeitamente o motivo. Quem já trabalhou em um pavilhão movimentado sabe que o sinal costuma despencar por volta das 10h, quando milhares de celulares se conectam ao mesmo tempo.

Para ser sincero, ela surge tanto porque no passado essa era uma limitação real para nós, e nossos vendedores davam respostas conflitantes até pouco tempo atrás. Hoje não é mais um problema. Se você estiver nos comparando com outras soluções, esse é um ponto excelente para testar na prática em vez de apenas confiar na palavra de alguém — inclusive na minha.

Se dois vendedores escanearem a mesma pessoa, pago em dobro?

Não. Você nunca paga por duplicatas. Se o mesmo nome e empresa forem escaneados novamente — seja por outro vendedor no mesmo estande, em outro evento ou um ano depois —, a leitura repetida não é cobrada. A duplicata é definida pelos dados de entrada: mesmo nome, mesma empresa, cobrança zero, não importa quantas vezes isso aconteça.

Já respondi a isso em nove chamadas diferentes e quase sempre a pergunta vem acompanhada de um receio evidente, porque a empresa já tomou esse susto na fatura antes. Não há limite de tempo nem reinicialização no início do ano — que é onde as pessoas costumam esperar uma pegadinha. Aquele visitante assíduo que passa no seu estande em três eventos na mesma temporada conta como apenas um lead.

Funciona com o meu CRM? E se o meu não estiver na lista?

O Wave Connect integra-se de forma nativa com HubSpot, Salesforce, Zoho, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, HighLevel e Contatos do Outlook, com mapeamento de campos personalizados para você controlar exatamente onde cada informação vai parar. O Zapier atende a qualquer outro sistema, e você sempre pode exportar para CSV. Os leads entram diretamente como registros no sistema que sua equipe já utiliza, e não como um arquivo que alguém precisa importar manualmente na segunda-feira após o evento.

O mapeamento de campos é o detalhe que você realmente deve questionar em uma demonstração, pois é onde costuma morar a maior frustração com ferramentas de captura de leads. Inserir um contato no CRM é simples.

Garantir que o cargo vá para o campo correto de cargo, o nome do evento para um campo de relatório e as anotações do vendedor direto para o registro é o que separa um lead trabalhado pela equipe de um lead esquecido. Se você já envia cartões para o CRM, como funciona nossa integração com CRM detalha toda essa estrutura com mais profundidade.

Os vendedores podem adicionar anotações ou notas de voz no estande?

Sim. Os vendedores podem adicionar notas ao lead no estande, inclusive notas de voz, e marcar tags de qualificação personalizadas, como nível de interesse, linha de produtos ou responsável pelo follow-up. Não oferecemos gravação completa de conversas. O vendedor registra a nota de forma consciente, na hora da conversa, e ela é enviada ao seu CRM anexada ao contato.

Para deixar claro o que o recurso não faz: não há nenhuma inteligência artificial escutando a conversa para transcrever tudo depois. O vendedor toca em gravar e diz "tem interesse no modelo de 40 polegadas, vai comprar no 1º trimestre, enviar ficha técnica", ou digita o texto, e é exatamente isso que vai para o sistema.

Pode parecer algo simples, mas é o recurso que mais transforma a qualidade do follow-up. Um cliente em potencial nos disse que a falta de anotações era o único motivo pelo qual sua equipe continuava usando papel. Achei um exagero até ler alguns e-mails de acompanhamento escritos três semanas após um evento, baseados apenas no nome e cargo da pessoa.

Mais fácil ver na prática do que explicar em palavras. Este vídeo mostra uma leitura do início ao fim, incluindo as tags, a nota de voz e as informações retornadas no lead:

Quer ver funcionando com as credenciais do seu evento? Agende uma demonstração e traga um evento que você tem agendado.

Consigo ver qual vendedor capturou cada lead?

Sim. O vendedor que escaneia o lead torna-se o proprietário do registro no CRM, e os administradores acompanham a atividade individual durante e após o evento. Assim, a atribuição é definida no instante da captura, sem precisar ser deduzida em uma planilha mais tarde.

Dois perfis diferentes me perguntam isso por razões distintas. Os líderes de vendas querem ter certeza de que o follow-up tem um responsável e que nenhum lead se perca porque dois vendedores achavam que o outro estava cuidando do contato.

Já o Marketing quer saber qual parte da equipe realmente trabalhou no estande. Esse costuma ser um dado desconfortável, mas quase sempre é o mais útil ao final do evento. Se você estiver montando um relatório de desempenho da feira, as métricas que realmente importam valem muito mais do que o volume bruto de leituras.

Em quanto tempo conseguimos estar prontos antes do evento?

No mesmo dia. O provisionamento leva minutos e a integração com o CRM pode ser configurada ao vivo durante uma chamada. Não há equipamentos para enviar por correio, prazos de formulários de aluguel para cumprir nem filas de espera do nosso lado.

Essa pergunta quase sempre chega em cima da hora e com um tom tímido, porque o evento já é na semana seguinte. É uma dúvida legítima para qualquer fornecedor. Os leitores alugados precisam ser encomendados com os organizadores com semanas de antecedência, e os descontos costumam expirar de seis a oito semanas antes. Ou seja, quando a maioria das pessoas começa a se preocupar com a captura de leads, essa janela já se fechou.

Baixar o app na noite anterior funciona perfeitamente. Mas se você tiver um pouco mais de tempo, o checklist completo de preparação é a melhor forma de aproveitá-lo.

Podemos usar tablets corporativos ou celulares Android?

Sim. O Wave Connect funciona no iOS e no Android, em celulares e tablets, e os acessos não ficam vinculados a um aparelho específico. O vendedor pode usar o próprio smartphone, um aparelho da empresa ou um tablet compartilhado no balcão — o mesmo usuário funciona em qualquer um deles.

O motivo dessa pergunta não é apenas a preferência pelo Android. A questão real é se a empresa precisará pedir aos funcionários que instalem um app em seus celulares pessoais — algo que alguns não podem e outros preferem não fazer. Ter um tablet compartilhado no estande resolve isso perfeitamente e, como as licenças não ficam presas ao aparelho, dois vendedores em turnos opostos podem usar o mesmo dispositivo.

Funciona em eventos fora dos Estados Unidos?

Sim. O Wave Connect funciona em eventos no mundo todo, e o enriquecimento de dados cobre contatos comerciais internacionais. O leitor faz a leitura do que está impresso na credencial, portanto não depende da disponibilidade de uma base de dados do organizador naquele país específico.

Meu conselho sincero para este caso é testar em vez de apenas aceitar um sim. Não porque a resposta esteja errada, mas porque a cobertura varia conforme a região e a quantidade de informações visíveis na credencial.

A lista de participantes do seu evento é a única que realmente importa, então faça um teste no seu próprio público. Se os resultados não forem ideais para o seu segmento, você saberá em uma tarde, e não depois de assinar um contrato.

O que ele não faz

Oito respostas seguidas que começam com sim deveriam deixá-lo desconfiado. Por isso, com a mesma transparência, aqui estão as limitações:

A ausência de upload em massa é a limitação que mais nos desqualifica, e vale a pena alinhar isso logo de início se o seu objetivo principal for higienizar uma lista antiga.

E quanto ao custo?

Preço merece mais espaço do que uma simples linha em um FAQ, por isso criamos um artigo exclusivo sobre o assunto. Quanto custa a captura de leads em eventos aborda quanto custam os leitores oficiais do evento, as diferenças entre os modelos de preço dos aplicativos e os casos em que alugar é realmente a opção mais barata. Vale a pena ler antes de agendar uma demonstração.

Outras perguntas que os compradores fazem antes de fechar negócio

A pergunta que eu faria se estivesse no seu lugar

Se eu estivesse avaliando soluções, pularia a maior parte dos itens acima e pediria para ver um lead chegando ao meu próprio CRM, com anotações vinculadas, capturado a partir de uma credencial real de um evento em que participo. Todo o restante desta lista são perguntas simples de sim ou não que você confere em minutos. Mas ver isso funcionando na prática é o que realmente define o produto.

Ainda está comparando as opções? Nosso comparativo de softwares de captura de leads para eventos analisa o mercado completo, e o guia de leitores de credenciais se aprofunda na tecnologia de leitura. Se preferir ver a nossa solução em ação, agende uma demonstração.