Captura de leads em eventos: as 9 perguntas mais frequentes dos compradores

Nove perguntas surgem em quase todas as reuniões de demonstração sobre captura de leads em eventos que eu faço. Em resumo: sim para captura offline, não para cobrança por duplicadas, sete integrações nativas com CRM, cada lead tagueado com o evento de origem, anotações de texto e voz no estande, atribuição individual por vendedor, ativação no mesmo dia, compatibilidade com qualquer aparelho iOS ou Android e funcionamento garantido em eventos no mundo inteiro.

Com o tempo, você percebe que elas costumam surgir praticamente na mesma ordem. A seguir, respondo detalhadamente a cada uma das nove, exatamente como faço nas chamadas — inclusive nos pontos em que os compradores costumam questionar mais a fundo.

Se você quiser conhecer o produto em si em vez de ler as perguntas e respostas, acesse a nossa página de captura de leads em eventos, e o guia sobre como capturar leads em feiras de negócios aborda o processo no estande em vez das dúvidas de contratação.

As nove perguntas em resumo

Classificadas pela quantidade de empresas distintas que perguntaram, da mais frequente para a menos frequente.

Ainda funciona quando o Wi-Fi do evento cai?

Sim. Com o Modo Offline, sua equipe continua capturando normalmente mesmo se o Wi-Fi do pavilhão de exposições cair. As leituras ficam salvas no dispositivo e sincronizam de forma automática, e o enriquecimento de dados é executado assim que a conexão é restabelecida. Assim, o vendedor que faz leituras durante uma queda de sinal não perde nada e não precisa se lembrar de sincronizar nada manualmente depois.

Essa é, de longe, a dúvida mais comum da lista — e com toda razão. Quem já trabalhou em um pavilhão lotado sabe que o sinal costuma desmoronar por volta das 10h da manhã, quando milhares de celulares entram na rede ao mesmo tempo.

Sendo bem transparente, isso é perguntado com tanta frequência porque costumava ser um gargalo real para nós, e até o ano passado a nossa própria equipe dava respostas desencontradas. Hoje esse problema não existe mais. Se você estiver comparando a Wave com outras opções, esse é um ponto que vale a pena testar na prática em vez de apenas confiar na palavra de alguém — inclusive na minha.

Se dois vendedores escanearem a mesma pessoa, eu pago em dobro?

Não. Você nunca paga por contatos duplicados. Se o mesmo nome e empresa forem escaneados novamente — seja por outro vendedor no mesmo estande, em outro evento ou um ano depois —, a leitura repetida não é cobrada. O critério de duplicidade é simples: mesmo nome e mesma empresa significam custo zero, independentemente de quantas vezes o lead seja escaneado.

Já respondi a isso em nove reuniões diferentes, e a pergunta quase sempre vem acompanhada de uma ponta de receio, porque as pessoas já levaram esse susto na fatura com outras ferramentas. Não há limite de tempo nem reinicialização na virada do ano — que é onde a maioria espera que esteja a pegadinha. Aquele visitante habitual que passa no seu estande em três eventos na mesma temporada conta como apenas um lead.

Funciona com o meu CRM? E se o meu sistema não estiver na lista?

O Wave Connect se conecta nativamente ao HubSpot, Salesforce, Zoho, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, HighLevel e contatos do Outlook, com mapeamento de campos personalizado para você definir exatamente onde cada dado deve entrar. O Zapier cobre qualquer outro sistema, e você também pode exportar tudo para CSV quando quiser. Os leads entram como registros diretamente na plataforma que a sua equipe já usa todo dia, e não como uma planilha que alguém precisa importar na segunda-feira pós-evento.

O mapeamento de campos é o detalhe que você realmente deve questionar em uma demonstração, porque é aí que costuma morar a maior frustração com ferramentas de captura de leads. Colocar um contato dentro do CRM é a parte fácil.

O que realmente faz a diferença entre um lead trabalhado pela equipe e um lead esquecido é garantir que o cargo vá para o campo correto, que o nome do evento entre em um campo filtrável para relatórios e que as anotações do vendedor fiquem anexadas ao registro. Se a sua equipe já sincroniza cartões com um CRM, o artigo sobre como funciona a nossa integração com CRM explica toda essa engrenagem em detalhes.

Se você quiser o passo a passo da configuração em vez de apenas o resumo, o artigo sobre como enviar leads de feiras de negócios para o seu CRM detalha a sincronização e o mapeamento de campos, e a nossa central de ajuda traz um guia para conectar o seu CRM, além de artigos dedicados a cada plataforma.

Os leads podem entrar em uma campanha específica no CRM para que eu possa medir o ROI de cada evento?

A tag do evento é enviada para o seu CRM junto com cada lead. Para adicionar esses leads a uma campanha específica, basta criar uma automação única no seu sistema — e nós ajudamos você a configurá-la. Cada lead é atribuído à feira onde foi capturado, e essa atribuição chega acompanhada dos dados de contato e de todas as notas ou qualificadores adicionados pelo vendedor.

O que muita gente acha que vai ser complicado é a parte da campanha. Se você já criou uma campanha para um evento específico e quer incluir os leads dela, basta criar uma regra no CRM disparada pela tag do evento quando o registro for criado. Você configura isso uma única vez no CRM, e não a cada novo evento.

Coloquei essa dúvida no topo da lista porque atribuir leads ao evento correto é o que transforma o investimento em feiras em métricas concretas para defender o orçamento com a diretoria. É um dos principais motivos pelos quais as equipes decidem integrar o CRM. O passo a passo completo está em como enviar leads de eventos para uma campanha específica no CRM.

Os vendedores podem adicionar anotações de texto ou notas de voz no estande?

Sim. Os vendedores podem fazer anotações em cada lead no estande — inclusive gravar notas de voz — e adicionar qualificadores personalizados, como nível de interesse, linha de produto ou responsável pelo follow-up. Não oferecemos gravação completa da conversa. O vendedor registra a nota de forma intencional, no calor do momento, e ela vai direto para o CRM vinculada ao contato.

Para deixar bem claro o que a ferramenta não faz: não existe uma IA ouvindo a conversa inteira para transcrever depois. O vendedor toca no botão de gravar e diz: "tem interesse no modelo de 40 polegadas, vai comprar no 1º trimestre, enviar ficha técnica", ou simplesmente digita isso — e é exatamente essa informação que é salva.

Pode não parecer nada sofisticado, mas é o recurso que mais transforma o follow-up. Um cliente potencial nos disse uma vez que a impossibilidade de fazer anotações era a única razão pela qual a equipe dele ainda usava papel. Achei um exagero, até ver alguns e-mails de follow-up enviados três semanas depois do evento baseados apenas em um nome e um cargo.

É mais fácil ver na prática do que explicar em palavras. Este vídeo mostra uma leitura do início ao fim, incluindo tags, nota de voz e todos os dados gerados para o lead:

Quer ver funcionando nos seus próprios crachás? Agende uma demonstração e traga um dos seus próximos eventos.

Consigo ver qual vendedor capturou cada lead?

Sim. O representante que escaneia o lead se torna o proprietário do registro no CRM, e os administradores acompanham a atividade de cada um durante e após o evento. Assim, a atribuição é definida no momento da captura, sem precisar ser reconstruída depois em uma planilha.

Duas pessoas diferentes me perguntam isso por dois motivos distintos. Os líderes de vendas querem garantir que o follow-up tenha um responsável claro e que nada se perca entre dois vendedores achando que o outro está cuidando do contato.

O marketing quer saber qual metade da equipe do estande realmente trabalhou no evento. É um número um pouco desconfortável, mas quase sempre o mais útil que você leva para casa. Se você está montando um relatório de resultados do evento, as métricas que realmente valem a pena acompanhar importam mais do que a simples contagem de leituras, e nossa central de ajuda explica como a atribuição de representantes aparece no registro.

Com que rapidez conseguimos começar a usar antes do evento?

No mesmo dia. A liberação de acessos leva minutos e a integração com o CRM pode ser configurada ao vivo durante uma chamada. Não há equipamentos para enviar, prazos de pedidos de aluguel para cumprir nem filas de espera do nosso lado.

Essa pergunta quase sempre chega em cima da hora e com um certo constrangimento, porque a feira já é na semana que vem. É uma dúvida totalmente justa para qualquer fornecedor. Leitores alugados precisam ser pedidos semanas antes junto à organização do evento, e o prazo para obter descontos costuma fechar de seis a oito semanas antes. Por isso, quando a maioria das pessoas começa a se preocupar com a captura de leads, essa janela já se fechou.

Baixar o aplicativo na véspera funciona perfeitamente. Mas, se você tiver um pouco mais de tempo, o checklist completo de preparação é a melhor maneira de aproveitá-lo.

Podemos usar tablets da empresa ou celulares Android?

Sim. O Wave Connect funciona em iOS e Android, em celulares e tablets, e as licenças não ficam presas a um dispositivo específico. O representante pode usar o próprio celular, um aparelho corporativo ou um tablet compartilhado no balcão: a mesma licença funciona em todos eles.

No fundo, o motivo dessa dúvida não é o Android. A questão é se a empresa precisa pedir à equipe para instalar algo em celulares pessoais — o que alguns não podem e outros preferem não fazer. Um tablet compartilhado no estande resolve isso perfeitamente. E, como as licenças não estão vinculadas ao hardware, dois representantes trabalhando em turnos diferentes podem usar o mesmo aparelho.

Funciona em eventos fora dos Estados Unidos?

Sim. O Wave Connect funciona em feiras e conferências do mundo todo, e o enriquecimento de dados cobre contatos corporativos internacionais. O leitor lê o que está impresso no crachá, ou seja, não depende da base de dados dos organizadores estar disponível em um determinado país.

Meu conselho sincero aqui é testar em vez de apenas aceitar um sim. Não porque a resposta esteja errada, mas porque a cobertura de fato varia por região e de acordo com as informações que o crachá disponibiliza.

A lista de participantes do seu evento é a única que realmente importa; por isso, faça um teste no seu próprio evento. Se os resultados não forem ideais para o seu público, você saberá em uma tarde — e não depois de assinar um pedido de compra.

O que ele não faz

Nove respostas seguidas, quase todas dizendo sim, deveriam deixar você desconfiado. Então, aqui estão as limitações com a mesma transparência:

A limitação de upload em lote é a que mais nos desqualifica, e vale a pena pontuar isso logo de início se limpar uma lista antiga for o seu objetivo real.

E quanto aos custos?

Preço é um tema que merece mais espaço do que uma linha em um perguntas e respostas; por isso, dedicamos um artigo inteiro a ele. Quanto custa a captura de leads em eventos detalha quanto custam os leitores fornecidos pelos eventos, as diferenças entre os modelos de preço dos aplicativos e as situações em que alugar é realmente a opção mais barata. Vale a pena ler antes da demonstração, e não depois.

Outras dúvidas comuns antes de contratar

A pergunta que eu faria se estivesse comprando

Se eu estivesse do outro lado da mesa, pularia quase tudo isso e pediria para ver um lead chegando ao meu próprio CRM, com anotação anexada, capturado a partir de um crachá de um evento em que realmente exponho. O resto desta lista são respostas de sim ou não que você confirma em poucos minutos. Esse teste prático é o produto por inteiro.

Ainda comparando opções? Nosso comparativo de softwares de captura de leads em feiras comerciais cobre o mercado, e o guia de leitores de credenciais aprofunda o funcionamento da leitura. Se preferir ver o nosso na prática, agende uma demonstração.