George El-Hage
In sintesi: invii la prima e-mail di follow-up post-evento entro 24 ore (al massimo 48), citi un dettaglio preciso della conversazione e proponga un piccolo passo successivo. Per i lead più caldi della fiera, invii l'e-mail il giorno stesso. Dopodiché, faccia altri due o tre tentativi nell'arco di due settimane e poi si fermi. Di seguito trova 8 modelli pronti all'uso: 3 per contatti di networking, 4 per lead fieristici e 1 per connessioni nate a una conferenza.
Sono George, fondatore di Wave Connect. Ho presidiato tantissimi stand e partecipato a innumerevoli eventi di networking: il follow-up è il momento in cui la maggior parte di queste conversazioni si spegne nel silenzio. La soluzione è semplice: agire in fretta, essere specifici e rendere facilissimo dire di sì.
Quando inviare un'e-mail di follow-up post-evento?
Entro 24 ore per chiunque desideri ricontattare, e il giorno stesso per i lead della fiera che hanno chiesto informazioni sui prezzi o una demo. Dopo una settimana, la maggior parte delle persone non associa più il Suo nome alla conversazione.
| Chi ha incontrato | Prima e-mail | Secondo contatto | Terzo contatto |
|---|---|---|---|
| Contatto di networking | Entro 24 ore | Messaggio su LinkedIn, giorno 2 o 3 | E-mail a valore aggiunto, giorno 7 |
| Lead caldo in fiera (ha chiesto prezzi, una demo o un preventivo) | Stesso giorno | Telefonata, giorno 2 | Messaggio conclusivo, giorni 10-14 |
| Lead tiepido in fiera | Entro 48 ore | E-mail con risorsa utile, giorno 5 | Ricontatto di verifica, giorno 10 |
| Solo scansione del badge, senza una vera conversazione | Entro una settimana, come e-mail di nurturing | Newsletter o contenuti informativi | Solo se mostra interesse |
| Relatore o contatto a una sessione della conferenza | Entro 48 ore | LinkedIn, giorno 3 | Solo se c'è un motivo valido |
Cosa deve contenere un'e-mail di follow-up post-evento?
Quattro elementi, in questo ordine esatto, e nient'altro. Mantenga il testo abbastanza breve da poter essere letto su uno smartphone tra una sessione e l'altra.
Modelli di e-mail di follow-up per eventi di networking
I follow-up di networking puntano a coltivare la relazione, non a vendere subito: ringrazi l'interlocutore, ricordi l'argomento trattato e offra qualcosa di utile.
Oggetto: È stato un piacere conoscerla a [Evento]
Gentile [Nome],
È stato un vero piacere conoscerla a [Evento]. Ho trovato molto interessante il Suo spunto su [argomento specifico condiviso].
Restiamo in contatto: se dovesse presentarsi l'occasione per [tema rilevante per la persona], sarò felice di darle una mano.
Un cordiale saluto, [Il Suo nome]
Oggetto: [L'articolo o strumento] di cui le parlavo a [Evento]
Gentile [Nome],
È stato un piacere confrontarmi con Lei a [Evento] su [argomento]. Ecco la [risorsa] di cui le ho accennato: [link].
Ho pensato di inviargliela perché [motivo legato alla sua situazione].
Un cordiale saluto, [Il Suo nome]
Oggetto: Un caffè dopo [Evento]?
Gentile [Nome],
Stavo ripensando a quanto mi ha raccontato a [Evento] su [argomento] e mi piacerebbe approfondire come state affrontando la questione.
Le andrebbe una breve chiamata di 15 minuti o un caffè la prossima settimana? Per me andrebbe bene [giorno] o [giorno].
Un cordiale saluto, [Il Suo nome]
Modelli di e-mail di follow-up per i lead raccolti in fiera
Segmenti i lead dello stand prima di inviare qualsiasi comunicazione: i lead caldi ricevono un'e-mail personalizzata il giorno stesso, i lead tiepidi entro 48 ore, mentre i contatti ottenuti con la sola scansione del badge confluiscono in una sequenza di nurturing più graduale.
È qui che le note prese allo stand fanno davvero la differenza. Se un commerciale ha contrassegnato un lead con «ha chiesto informazioni sui prezzi» o ha inserito una nota vocale, l'e-mail si scrive quasi da sola. Con l'acquisizione di lead per eventi di Wave Connect, il team può inserire note, memo vocali e criteri di qualificazione personalizzati direttamente allo stand; queste informazioni passano subito nel Suo CRM insieme al lead, permettendo a chiunque gestisca il follow-up di visualizzare l'intera conversazione. Scopra come sincronizzare i lead nel Suo CRM prima dell'inizio dell'evento.
Oggetto: I prossimi passi dopo il nostro incontro a [Evento]
Gentile [Nome],
Grazie per essere passati al nostro stand a [Evento]. Mi ha accennato a [sua priorità o problema] e ha chiesto informazioni su [prezzi, demo, tempistiche].
Ecco [quanto promesso]. Ha a disposizione 20 minuti [giorno] o [giorno] per esaminarlo insieme? Può scegliere un orario direttamente dal mio calendario: [link].
Un cordiale saluto, [Il Suo nome]
Oggetto: Il nostro confronto a [Evento]
Gentile [Nome],
È stato un piacere conoscerla a [Evento]. Ricordo che ha menzionato [argomento], quindi le lascio una breve [guida o caso di studio] su come altri team simili al Suo affrontano questa sfida: [link].
Se è una priorità per il [trimestre], sarò lieto di approfondire.
Un cordiale saluto, [Il Suo nome]
Oggetto: Grazie per la visita a [Evento]
Gentile [Nome],
Grazie per essere passati dal nostro stand a [Evento]. Nel caso le fosse utile, le condivido [la nostra risorsa più apprezzata]: [link].
Se desidera scoprire come funziona [prodotto] per team come il Suo, basta rispondere a questa e-mail e organizzerò volentieri una panoramica.
Un cordiale saluto, [Il Suo nome]
Oggetto: Ha senso aggiornarci o preferisce chiudere qui?
Gentile [Nome],
Le ho scritto un paio di volte dopo [Evento] a proposito di [argomento]. Se il momento non è quello giusto, nessun problema: non La disturberò oltre.
Se l'argomento dovesse tornare d'attualità, Le basterà rispondere a questa e-mail per riprendere il discorso.
Un cordiale saluto, [Il tuo nome]
Desidera altri modelli dedicati alle vendite? Ne trova un elenco completo nella guida con 12 modelli di e-mail di follow-up commerciale. Sta ancora valutando come raccogliere i contatti allo stand? Ecco gli strumenti di acquisizione lead che consiglio di prendere in considerazione.
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Wave Connect scansiona qualsiasi badge, memorizza note e qualifiche di ogni lead e sincronizza tutto con il Suo CRM prima ancora di lasciare la fiera. Scopra come funziona con una breve demo.
Prenota una demoModello di e-mail di follow-up post-conferenza
I contatti conosciuti a una conferenza (relatori, panelist, partecipanti a una sessione) rispondono ai dettagli specifici: citi la sessione e un concetto che La ha particolarmente colpita.
Oggetto: Il Suo intervento a [Evento]
Gentile [Nome],
Ero tra il pubblico durante [nome della sessione] a [Evento]. La Sua riflessione su [idea specifica] mi ha colpito molto, soprattutto per [come si applica alla Sua realtà/al Suo contesto].
Le andrebbe di entrare in contatto? Mi farebbe piacere [una richiesta specifica e rapida].
Un cordiale saluto, [Il tuo nome]
Parteciperà presto a un evento? Scopra come fare networking a una conferenza per raccogliere spunti preziosi da sfruttare nel follow-up.
Come ricordarsi di cosa si è parlato
Prenda appunti subito, non sul volo di ritorno. Una semplice nota di una riga presa durante l'evento è ciò che rende il follow-up davvero efficace e personalizzato.
- Aggiunga una breve nota al contatto subito dopo la conversazione
- Registri una nota vocale se è di fretta e deve passare alla persona successiva
- Applichi un tag al lead (caldo, tiepido, partner) per sapere all'istante quale modello utilizzare
- Scambi i recapiti in digitale, così le informazioni resteranno collegate al contatto invece di finire sul retro di un biglietto da visita cartaceo
Per approfondire l'argomento, legga come ricordarsi delle persone incontrate agli eventi. Se invece raccoglie la maggior parte dei contatti presso gli stand, la guida su come acquisire lead in fiera illustra nel dettaglio l'intero processo di acquisizione.
Quante volte conviene fare follow-up?
Tre o quattro contatti nell'arco di circa due settimane, poi è meglio fermarsi. Alterni i canali invece di inviare sempre la stessa e-mail.
- E-mail entro 24 ore (in giornata per i lead più caldi)
- Messaggio su LinkedIn o telefonata al secondo o terzo giorno
- Un'e-mail a valore aggiunto intorno al settimo giorno
- Un'e-mail conclusiva di cortesia tra il decimo e il quattordicesimo giorno
Dopodiché, inserire nell'ultima e-mail la possibilità di rispondere quando desiderano è molto più efficace di un quinto sollecito. Per i contatti di networking che desidera coltivare nel lungo termine, un semplice CRM personale permette di farsi vivi ogni pochi mesi in modo spontaneo e naturale. Per le fiere, monitori risposte e appuntamenti per ogni evento per sapere quali manifestazioni offrono il miglior rendimento: ecco come misurare il ROI delle fiere.
5 errori di follow-up che azzerano le risposte
- Un messaggio generico. Un "È stato un piacere conoscerla" privo di dettagli sembra solo un'e-mail inviata in massa
- Aspettare troppo a lungo. Dopo una settimana sarà di nuovo un perfetto sconosciuto
- Nessun passaggio successivo chiaro. Se l'interlocutore deve decifrare cosa vuole, non risponderà
- Troppe e-mail a distanza ravvicinata. Spazi i contatti nel tempo e vari i canali di comunicazione
- Dimenticare quanto promesso. Se ha concordato di inviare un materiale, lo faccia come prima cosa
Faccia follow-up finché il ricordo è ancora vivo
Wave Connect cattura i lead, le note e le qualifiche direttamente allo stand e sincronizza tutto con il Suo CRM, per consentirLe di inviare la prima e-mail già in giornata.
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