Acquisizione di lead agli eventi: le 8 domande più frequenti di chi acquista

Ci sono otto domande che emergono in quasi tutte le chiamate commerciali dedicate all'acquisizione di lead per eventi. In breve: sì all'acquisizione offline, nessun costo per i duplicati, sette integrazioni CRM native, note scritte e vocali direttamente allo stand, assegnazione dei lead per singolo commerciale, configurazione in giornata, compatibilità con qualsiasi dispositivo iOS o Android e funzionamento garantito agli eventi di tutto il mondo.

Con il tempo si nota persino che vengono poste quasi sempre nello stesso ordine. Qui di seguito troverà le risposte dettagliate a ciascuna di esse, esattamente come le spiego durante una chiamata, inclusi i punti su cui i clienti chiedono maggiori chiarimenti.

Se preferisce approfondire direttamente il prodotto anziché leggere le domande e risposte, trova tutto nella nostra pagina di acquisizione di lead agli eventi, mentre l'articolo su come raccogliere lead in fiera illustra la procedura operativa sul campo, al di là degli aspetti commerciali.

Le otto domande in sintesi

Ordinate in base al numero di aziende distinte che hanno posto la domanda, dalla più frequente alla meno frequente.

Funziona ancora quando il Wi-Fi della fiera smette di funzionare?

Sì. La modalità offline consente al Suo team di continuare ad acquisire contatti anche se la rete Wi-Fi del centro congressi si interrompe. Le scansioni restano salvate sul dispositivo e si sincronizzano in automatico, avviando l'arricchimento dei dati non appena torna la linea. In questo modo, se un commerciale esegue una scansione in una zona senza campo, non perde alcun dato e non deve preoccuparsi di sincronizzarli manualmente in seguito.

È la domanda in assoluto più frequente della lista, e per un ottimo motivo. Chiunque abbia mai lavorato in un padiglione affollato ha visto il segnale crollare verso le 10 del mattino, quando migliaia di telefoni si collegano contemporaneamente.

A essere del tutto onesti, questa domanda ricorre così spesso anche perché in passato rappresentava un nostro limite, e ancora la scorsa estate i nostri commerciali davano risposte contrastanti. Oggi non è più un problema. Se sta valutando la nostra piattaforma rispetto ad altre soluzioni, Le consigliamo vivamente di metterla alla prova sul campo, senza doversi fidare sulla parola di nessuno, compreso me.

Se due commerciali scansionano la stessa persona, si paga due volte?

No. I duplicati non vengono mai addebitati. Se vengono scansionati lo stesso nome e la stessa azienda — che si tratti di un secondo commerciale allo stesso stand, di un'altra fiera o di un anno dopo — la scansione duplicata è gratuita. Il duplicato è definito dai dati inseriti: stesso nome, stessa azienda, nessun costo aggiuntivo, indipendentemente da quante volte avvenga.

Ho risposto a questa domanda in nove chiamate distinte ed è quasi sempre accompagnata da una smorfia, perché a molti è già capitato di vedersi addebitare i duplicati da altri fornitori. Non ci sono limiti temporali né azzeramenti all'inizio dell'anno, che è la classica clausola che ci si aspetta. Un visitatore abituale che passa al Suo stand a tre fiere diverse nella stessa stagione conta come un unico lead.

È compatibile con il mio CRM? E cosa succede se il mio non compare nell'elenco?

Wave Connect si integra nativamente con HubSpot, Salesforce, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, HighLevel e i contatti di Outlook, offrendo una mappatura personalizzata dei campi per permetterLe di controllare esattamente dove inserire ciascun dato. Zapier copre qualsiasi altra piattaforma, ed è sempre possibile esportare i dati in CSV. I lead arrivano direttamente come record nel sistema che il Suo team usa ogni giorno, non come un file che qualcuno deve importare manualmente il lunedì successivo all'evento.

La mappatura dei campi è l'aspetto su cui vale davvero la pena fare domande durante una demo, perché è lì che nascono le maggiori delusioni con gli strumenti di acquisizione lead. Inserire un contatto generico in un CRM è semplice.

Far confluire la qualifica nel campo corretto, il nome della fiera in una sezione utile ai report e le note del commerciale direttamente nella scheda del contatto fa tutta la differenza tra un lead che viene lavorato subito e uno dimenticato nel database. Se gestisce già i contatti tramite CRM, il funzionamento della nostra integrazione CRM spiega l'intera architettura più nel dettaglio.

I commerciali possono aggiungere note scritte o vocali allo stand?

Sì. I commerciali possono aggiungere note a un lead direttamente allo stand, anche vocali, e contrassegnarlo con qualificatori personalizzati come livello di interesse, linea di prodotto o responsabile del follow-up. Non offriamo la registrazione integrale della conversazione. Il commerciale inserisce la nota sul momento in modo mirato, e questa viene trasferita nel CRM allegata al contatto.

Per essere del tutto chiari su ciò che la piattaforma non fa: non c'è alcuna IA che ascolta la conversazione per redigere un riassunto. Il commerciale preme semplicemente «Registra» e dice «interessato al modello da 40 pollici, acquisto previsto nel Q1, inviare scheda tecnica», oppure lo scrive, e questa nota arriva dritta nel CRM.

Può sembrare una funzione semplice, ma è quella che trasforma davvero l'efficacia del follow-up. Un potenziale cliente ci ha confidato che l'assenza di note era l'unico motivo per cui il suo team continuava a usare carta e penna. Mi sembrava un'esagerazione, finché non ho letto alcune e-mail di follow-up scritte tre settimane dopo una fiera disponendo soltanto di un nome e di una qualifica.

È più facile vederlo che spiegarlo. Questo video mostra l'intero processo di scansione, inclusi tag, note vocali e dati arricchiti del lead:

Vuole provarlo sui badge delle Sue fiere? Prenoti una demo e prenda come esempio uno dei Suoi prossimi eventi.

Posso vedere quale commerciale ha acquisito ciascun lead?

Sì. Il commerciale che scansiona il lead viene impostato come proprietario del record nel CRM, e gli amministratori possono monitorare l'attività di ciascun venditore durante e dopo la fiera. In questo modo l'attribuzione viene definita al momento dell'acquisizione, senza doverla ricostruire a posteriori da un foglio di calcolo.

Questa domanda mi viene posta da due figure diverse per motivi differenti. I responsabili delle vendite la chiedono per garantire che ogni follow-up abbia un referente chiaro, evitando che un contatto vada perso perché due venditori pensano che se ne stia occupando l'altro.

Il marketing la chiede per capire chi tra i presenti allo stand abbia effettivamente lavorato sul campo. È un dato talvolta scomodo, ma di solito è il più utile con cui si torna a casa. Se sta preparando la reportistica post-evento, le metriche che vale davvero la pena monitorare contano molto più del semplice numero di scansioni.

In quanto tempo possiamo essere operativi prima dell'evento?

In giornata. L'attivazione richiede pochi minuti e l'integrazione con il CRM può essere configurata in diretta durante una videochiamata. Non ci sono dispositivi fisici da spedire, scadenze per moduli d'ordine da rispettare né liste d'attesa da smaltire da parte nostra.

Questa richiesta arriva quasi sempre all'ultimo momento e con un filo di imbarazzo, perché la fiera è la settimana successiva. È una domanda legittima da porre a qualunque fornitore. I noleggi di scanner per badge tramite gli organizzatori vanno ordinati con settimane di anticipo e le tariffe scontate scadono di solito da sei a otto settimane prima, quindi quando ci si rende conto del problema, spesso è troppo tardi.

Scaricare l'app la sera prima funziona benissimo. Ma se ha un po' più di tempo a disposizione, la checklist completa di preparazione è il modo migliore per sfruttarlo.

Si possono usare tablet aziendali o smartphone Android?

Sì. Wave Connect funziona su iOS e Android, sia su smartphone che su tablet, e le licenze non sono vincolate a un dispositivo specifico. Un commerciale può usare il proprio smartphone, un telefono aziendale o un tablet condiviso sul desk: la stessa licenza funziona indistintamente su tutti i dispositivi.

Il vero motivo di questa domanda non riguarda tanto Android, quanto il dover chiedere ai dipendenti di installare un'applicazione sui telefoni personali — cosa che alcuni non possono fare e altri preferiscono evitare. Un tablet condiviso allo stand è un'ottima soluzione e, poiché le licenze non sono legate all'hardware, due commerciali con turni diversi possono utilizzare lo stesso dispositivo.

Funziona agli eventi fuori dagli Stati Uniti?

Sì. Wave Connect funziona agli eventi di tutto il mondo e l'arricchimento dei dati copre i contatti aziendali a livello internazionale. Lo scanner legge le informazioni stampate sul tesserino, senza dipendere dal flusso di dati fornito dall'organizzatore in un paese specifico.

Il mio consiglio sincero su questo punto è di fare una prova pratica anziché accontentarsi di un «sì». Non perché la risposta non sia veritiera, ma perché la copertura varia inevitabilmente a seconda della regione geografica e delle informazioni presenti sul badge.

La Sua lista di partecipanti è l'unica che conta davvero: faccia una prova al Suo evento. Se i risultati non dovessero soddisfare le Sue aspettative per il Suo target, lo saprà nel giro di un pomeriggio e non dopo aver emesso un ordine di acquisto.

Cosa non fa

Otto risposte di fila che iniziano tutte con «sì» potrebbero destare qualche sospetto, perciò ecco i nostri limiti spiegati con la stessa trasparenza:

Il caricamento massivo è il limite che più spesso ci esclude ed è bene chiarirlo subito se la Sua esigenza principale è ripulire un vecchio elenco.

E i costi?

Il tema dei prezzi merita più spazio di una semplice riga in una sezione di domande e risposte, motivo per cui gli abbiamo dedicato un articolo a parte. I costi dell'acquisizione di lead agli eventi illustra quanto costano gli scanner ufficiali delle fiere, le differenze tra i vari modelli di prezzo delle app e le situazioni in cui il noleggio rappresenta davvero la scelta più economica. Una lettura consigliata prima di una demo, non dopo.

Altre domande frequenti prima dell'acquisto

La domanda che farei se dovessi scegliere io

Se fossi nei Suoi panni, salterei quasi tutto quanto detto sopra e chiederei di vedere un lead arrivare nel mio CRM, con tanto di nota allegata, acquisito dal badge di una fiera a cui partecipo davvero. Tutto il resto in questo elenco è un semplice sì o no verificabile in pochi minuti. Questa prova, invece, racchiude l'intero valore del prodotto.

Sta ancora valutando le opzioni? La nostra panoramica sui software per l'acquisizione di lead in fiera illustra l'intero panorama, mentre la guida agli scanner per badge approfondisce gli aspetti legati alla scansione. Se invece preferisce vedere la nostra soluzione all'opera, prenoti una demo.