Acquisizione di lead agli eventi: le 9 domande più frequenti degli acquirenti

Ci sono nove domande che emergono in quasi ogni telefonata commerciale sull'acquisizione di lead agli eventi. In sintesi: sì all'acquisizione offline, nessun addebito per i duplicati, sette integrazioni CRM native, ogni lead associato all'evento di provenienza, note scritte e vocali allo stand, assegnazione al singolo commerciale, configurazione in giornata, compatibilità con qualsiasi dispositivo iOS o Android e funzionamento garantito agli eventi di tutto il mondo.

Col tempo ci si accorge che si presentano quasi sempre nello stesso ordine. Qui di seguito troverà una risposta esauriente a ciascuna delle nove, esattamente come rispondo durante una chiamata, compresi i punti su cui i clienti chiedono maggiori chiarimenti.

Se desidera scoprire il prodotto anziché consultare le domande e risposte, può visitare la nostra pagina di acquisizione di lead agli eventi, mentre la guida su come acquisire lead in fiera illustra il processo pratico allo stand piuttosto che le questioni contrattuali.

Le nove domande a colpo d'occhio

Ordinate in base al numero di aziende distinte che hanno posto la domanda, a partire dalla più frequente.

Funziona anche se il Wi-Fi della fiera smette di funzionare?

Sì. La modalità offline consente al Suo team di continuare ad acquisire contatti anche quando il Wi-Fi del centro congressi salta. Le scansioni rimangono salvate sul dispositivo e si sincronizzano automaticamente, avviando l'arricchimento dei dati non appena la connessione viene ripristinata. In questo modo, un commerciale che esegue scansioni in un momento di totale assenza di segnale non perde alcun dato e non deve ricordarsi di intervenire manualmente in seguito.

È la domanda in assoluto più frequente della lista, e ne comprendo il motivo: chiunque abbia lavorato in un padiglione affollato ha visto la rete crollare verso le 10 del mattino, non appena migliaia di smartphone si collegano contemporaneamente.

A essere sinceri, il motivo per cui viene posta così spesso è che in passato rappresentava un vero limite per noi, e fino alla scorsa estate i nostri commerciali davano risposte contrastanti. Oggi non è più un problema. Se sta confrontando Wave con altre soluzioni, Le consiglio di testare questo aspetto direttamente sul campo, senza fidarsi ciecamente di nessuno, me compreso.

Se due commerciali scansionano la stessa persona, si paga due volte?

No. I duplicati non vengono mai addebitati. Se vengono scansionati lo stesso nome e la stessa azienda — che si tratti di un secondo commerciale allo stesso stand, di una fiera diversa o di un anno dopo — la scansione duplicata non comporta alcun costo. La regola per i duplicati è chiara fin dall'origine: stesso nome, stessa azienda, nessun addebito, a prescindere da quante volte si ripeta la scansione.

Ho risposto a questa domanda in nove chiamate distinte, e quasi sempre viene posta con una punta di timore, perché a molti è già capitato di vedersi addebitare i duplicati. Non ci sono limiti di tempo né azzeramenti all'inizio dell'anno nuovo, che è l'inghippo che tutti si aspettano. Un visitatore abituale che passa al Suo stand in tre eventi della stessa stagione conta come un unico lead.

Funzionerà con il mio CRM? E cosa succede se il mio non compare nell'elenco?

Wave Connect si integra nativamente con HubSpot, Salesforce, Zoho, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, HighLevel e Contatti Outlook, offrendo una mappatura personalizzata dei campi per consentirLe di decidere dove trasferire ciascun dato. Zapier gestisce qualsiasi altra piattaforma, e c'è sempre la possibilità di esportare in formato CSV. I lead arrivano come record direttamente nel sistema che il Suo team utilizza già, non come un file da importare a mano il lunedì mattina successivo alla fiera.

La mappatura dei campi è l'aspetto su cui vale davvero la pena soffermarsi durante una demo, perché è lì che nascono le maggiori delusioni con gli strumenti di acquisizione di lead. Inserire un contatto nel CRM è semplice.

Inserire la qualifica nel rispettivo campo, il nome dell'evento in una proprietà utile ai fini di reportistica e le note del commerciale nel record fa tutta la differenza tra un lead lavorato attivamente e uno dimenticato nel cassetto. Se gestisce già i biglietti da visita digitali con un CRM, il funzionamento della nostra integrazione CRM spiega nel dettaglio tutti questi aspetti tecnici.

Se desidera conoscere i singoli passaggi di configurazione anziché una semplice sintesi, la guida su come importare i lead delle fiere nel CRM illustra nel dettaglio la sincronizzazione e la mappatura dei campi, mentre nel nostro centro assistenza troverà una guida al collegamento del CRM oltre a un articolo dedicato per ciascuna piattaforma.

I lead possono confluire in una specifica campagna CRM per monitorare il ROI di ogni evento?

Il tag dell'evento viene trasferito al CRM con ogni lead. L'inserimento automatico di questi lead in una campagna specifica è un'automazione una tantum da impostare nel Suo sistema, e saremo lieti di configurarla insieme a Lei. Ogni lead viene attribuito alla fiera in cui è stato raccolto, e questa attribuzione arriva insieme ai dettagli di contatto e a qualsiasi nota o qualificatore inserito dal commerciale.

La parte che molti credono complessa riguarda la campagna stessa. Se ne ha già creata una per una determinata conferenza e desidera associarvi i lead di quell'evento, è sufficiente creare una regola nel CRM che si attiva all'arrivo del tag dell'evento nel record. Si imposta una sola volta a livello di CRM, non per ogni singola fiera.

Ho inserito questo punto in cima alla lista perché attribuire i lead alla specifica fiera è ciò che trasforma la spesa per gli eventi in un dato su cui l'azienda può realmente discutere. È uno dei motivi principali per cui i team scelgono di integrare un CRM. La guida completa si trova nell'articolo su come associare i lead degli eventi a una specifica campagna CRM.

I commerciali possono aggiungere note scritte o vocali allo stand?

Sì. I commerciali possono aggiungere note a un lead direttamente allo stand, incluse note vocali, e contrassegnarlo con qualificatori personalizzati come livello di interesse, linea di prodotto o responsabile del follow-up. Non offriamo la registrazione integrale della conversazione. Il commerciale inserisce la nota intenzionalmente, sul momento, e questa viene trasferita nel CRM allegata al contatto.

Per fare chiarezza su ciò che il sistema non fa: non c'è un'IA che ascolta la conversazione per redigere un riepilogo in seguito. Il commerciale tocca «Registra» e dice ad esempio "Interessato al modello da 40 pollici, acquisto nel Q1, inviare scheda tecnica", oppure lo scrive, e questo è esattamente ciò che viene salvato.

Non sarà una funzione appariscente, ma è quella che trasforma davvero l'efficacia del follow-up. Un potenziale cliente ci ha confidato che l'impossibilità di prendere note era l'unico motivo per cui il suo team continuava a usare la carta. Mi sembrava un'esagerazione, finché non ho letto alcune e-mail di follow-up scritte tre settimane dopo un evento basandosi unicamente su un nome e una qualifica professionale.

È più facile vederlo che spiegarlo. Questo video mostra l'intero processo di scansione, inclusi i tag, la nota vocale e i dati acquisiti sul lead:

Vuole vederlo all'opera con i Suoi badge? Prenoti una demo portando come esempio un Suo prossimo evento.

Posso vedere quale commerciale ha acquisito ciascun lead?

Sì. Il commerciale che scansiona il lead ne diventa il proprietario nel record del CRM, e gli amministratori possono monitorare l'attività di ciascun membro del team durante e dopo l'evento. L'attribuzione viene quindi definita al momento dell'acquisizione, invece di dover essere ricostruita a posteriori da un foglio di calcolo.

Questa domanda mi viene posta da due figure diverse per motivi altrettanto diversi. I responsabili commerciali vogliono che ogni follow-up abbia un referente chiaro, evitando che un contatto vada perso perché due venditori pensano che se ne stia occupando l'altro.

Il marketing, invece, vuole capire chi del team allo stand si è dato davvero da fare sul campo. È un dato a volte scomodo, ma spesso è il più utile che ci si porta a casa. Se sta preparando un report complessivo sull'evento, le metriche che vale davvero la pena monitorare contano molto più del semplice numero di scansioni, e nel nostro centro assistenza spieghiamo come appare l'attribuzione del commerciale nel record.

Quanto tempo prima dell'evento possiamo essere operativi?

Il giorno stesso. L'attivazione richiede pochi minuti e l'integrazione con il CRM può essere configurata direttamente durante una chiamata. Non c'è alcun hardware da spedire, nessuna scadenza per i moduli d'ordine e nessuna coda di attesa da parte nostra.

Questa domanda arriva quasi sempre all'ultimo minuto e con un certo imbarazzo, perché l'evento è ormai la settimana successiva. Ma è un dubbio del tutto legittimo da porre a qualsiasi fornitore. Gli scanner a noleggio vanno ordinati tramite l'organizzatore con settimane di anticipo e le tariffe agevolate di solito scadono da sei a otto settimane prima: quando ci si inizia a preoccupare dell'acquisizione di lead, spesso è già troppo tardi.

Scaricare un'app la sera prima funziona. Ma se ha a disposizione un po' più di tempo, la checklist completa di preparazione è il modo migliore per sfruttarlo.

Possiamo usare tablet aziendali o telefoni Android?

Sì. Wave Connect funziona su iOS e Android, sia su smartphone che su tablet, e le licenze non sono vincolate a un dispositivo specifico. Un commerciale può usare il proprio telefono personale, uno smartphone aziendale o un tablet condiviso al banco: la stessa licenza funziona indistintamente su tutti.

Il vero motivo di questa domanda di solito non riguarda Android, ma il timore di dover chiedere al personale di installare un'app sui propri telefoni personali — cosa che alcuni non possono fare e altri preferiscono evitare. Un tablet condiviso allo stand è un'ottima soluzione e, poiché le licenze non sono legate all'hardware, due commerciali che si alternano sui turni possono utilizzare lo stesso dispositivo.

Funziona anche per eventi al di fuori degli Stati Uniti?

Sì. Wave Connect funziona in eventi di tutto il mondo e l'arricchimento dei dati copre i contatti aziendali a livello internazionale. Lo scanner legge direttamente quanto stampato sul badge, quindi non dipende dalla disponibilità dei flussi di dati dell'organizzatore in un Paese specifico.

Il mio consiglio sincero su questo punto è di fare una prova pratica anziché fidarsi ciecamente di un semplice sì. Non perché la risposta non sia corretta, ma perché la copertura può variare sensibilmente in base all'area geografica e alle informazioni riportate sul badge.

La lista dei Suoi partecipanti è l'unica che conta davvero: faccia quindi una prova sul Suo evento. Se i risultati non dovessero rivelarsi all'altezza per il Suo pubblico, lo scoprirà in un pomeriggio, anziché dopo aver già emesso un ordine di acquisto.

Cosa non fa

Nove risposte di fila, quasi tutte affermative, dovrebbero destare qualche sospetto. Ecco quindi i limiti del servizio, con la stessa trasparenza:

Il mancato caricamento massivo è il limite che più spesso non risponde alle esigenze di alcuni clienti; vale la pena chiarirlo subito se l'obiettivo principale è ripulire o arricchire una lista già esistente.

E per quanto riguarda i costi?

La questione dei prezzi merita più spazio di una semplice riga di domande e risposte, ed è per questo che le abbiamo dedicato un articolo a parte. Quanto costa l'acquisizione di lead per eventi analizza i costi degli scanner forniti dalle fiere, le differenze tra i modelli di prezzo delle app e i casi in cui il noleggio rappresenta effettivamente l'opzione più economica. Vale la pena leggerlo prima di prenotare una demo, anziché dopo.

Altre domande frequenti prima dell'acquisto

La domanda che farei se fossi io ad acquistare

Se mi trovassi dall'altra parte della barricata, salterei quasi tutto quanto detto sopra e chiederei solo di vedere un lead arrivare nel mio CRM con una nota allegata, acquisito dal badge di una fiera a cui partecipo davvero. Tutto il resto in questo elenco è un semplice sì o no verificabile in pochi minuti. Quella prova, invece, racchiude l'intero valore del prodotto.

Sta ancora valutando le opzioni? La nostra panoramica sui software di acquisizione di lead per fiere offre un quadro completo delle soluzioni sul mercato, mentre la guida agli scanner per badge approfondisce la tecnologia di scansione. Se preferisce vedere la nostra soluzione all'opera, prenoti una demo.