E-mail de suivi après un événement : 8 modèles et le bon timing pour les envoyer

En résumé : envoyez votre premier e-mail de suivi dans les 24 heures (48 heures au grand maximum), mentionnez un élément précis de votre échange et proposez une petite étape suivante. Les leads très chauds de salons professionnels doivent être relancés le jour même. Poursuivez ensuite avec deux ou trois relances sur les deux semaines qui suivent, puis arrêtez. Vous trouverez ci-dessous 8 modèles prêts à l'emploi : 3 pour vos contacts de networking, 4 pour les leads de salons et 1 pour vos rencontres en conférence.

Je m'appelle George, fondateur de Wave Connect. J'ai passé beaucoup de temps sur les stands et dans les soirées de networking, et c'est presque toujours lors du suivi que les conversations meurent en silence. La solution est simple : soyez rapide, soyez précis et faites en sorte qu'il soit facile de vous répondre « oui ».

Quand envoyer un e-mail de suivi après un événement ?

Sous 24 heures pour toute personne avec qui vous souhaitez garder le contact, et le jour même pour un lead de salon qui a demandé une démo ou des tarifs. Après une semaine, la plupart des gens n'associent déjà plus votre nom à la conversation.

Que doit contenir un e-mail de suivi après un événement ?

Quatre éléments, dans cet ordre précis, et rien d'autre. Rédigez un message suffisamment court pour être lu sur un smartphone entre deux réunions.

Modèles d'e-mails de suivi pour les événements de networking

Après une session de networking, l'objectif est de nourrir la relation, pas de vendre : remerciez votre interlocuteur, rappelez le sujet de votre échange et apportez de la valeur.

Modèles d'e-mails de suivi pour les leads de salons professionnels

Segmentez vos leads issus du stand avant d'envoyer quoi que ce soit : les leads chauds reçoivent un e-mail personnalisé le jour même, les leads tièdes sous 48 heures, et les simples scans de badges entrent dans une boucle de nurturing plus progressive.

C'est ici que les notes prises sur le stand font toute la différence. Si un membre de l'équipe a ajouté l'étiquette « demande de devis » ou enregistré une note vocale, l'e-mail s'écrit presque tout seul. Grâce à la capture de leads pour événements de Wave Connect, vos équipes ajoutent des notes, des mémos vocaux et des critères de qualification personnalisés directement sur le stand. Toutes ces données sont automatiquement synchronisées dans votre CRM pour que la personne en charge du suivi dispose de tout le contexte. Découvrez comment intégrer ces leads dans votre CRM avant même l'ouverture du salon.

Vous cherchez d'autres modèles axés sur la vente ? J'en partage une liste plus complète dans 12 modèles d'e-mails de relance commerciale. Vous cherchez encore la meilleure façon de capturer vos leads sur votre stand ? Voici les outils de capture de leads que je vous recommande.

Modèle d'e-mail de relance après une conférence

Les contacts rencontrés lors d'une conférence (conférenciers, intervenants, participants à une session) sont sensibles aux détails précis : mentionnez le titre de la session et une idée clé que vous en avez retenue.

Vous participez bientôt à un événement ? Découvrez comment faire du networking lors d'une conférence afin d'avoir des échanges mémorables à relancer.

Comment vous souvenir de vos échanges

Notez tout sur le vif, pas dans l'avion du retour. Une simple note d'une ligne prise pendant l'événement suffit à rendre votre relance percutante et personnalisée.

• Ajoutez une courte note sur la fiche du contact juste après la discussion
• Enregistrez un mémo vocal si vous devez vite enchaîner avec la personne suivante
• Ajoutez un tag au lead (chaud, tiède, partenaire) pour savoir immédiatement quel modèle utiliser
• Échangez vos coordonnées au format numérique, afin que la note reste attachée au contact plutôt qu'au dos d'une carte en papier

Pour en savoir plus, consultez notre article sur comment se souvenir des personnes rencontrées lors d'événements. Si vous rencontrez l'essentiel de vos contacts sur des stands, mon guide sur la capture de leads sur un salon professionnel aborde toute la phase de collecte.

Combien de relances devez-vous envoyer ?

Trois ou quatre prises de contact réparties sur deux semaines, puis arrêtez-vous. Variez les canaux plutôt que d'envoyer le même e-mail en boucle.

1. E-mail sous 24 heures (le jour même pour les leads chauds)
2. Message LinkedIn ou appel téléphonique à J+2 ou J+3
3. Un e-mail à forte valeur ajoutée autour de J+7
4. Un e-mail pour clore la boucle entre J+10 et J+14

Après cela, inviter votre contact à répondre dès qu'il le souhaite dans votre dernier e-mail est bien plus efficace qu'une cinquième relance. Pour les contacts de networking que vous souhaitez cultiver sur le long terme, un simple CRM personnel vous permet de prendre des nouvelles tous les quelques mois sans que cela paraisse forcé. Pour les salons professionnels, suivez les réponses et les rendez-vous obtenus par événement pour identifier ceux qui sont rentables : découvrez ici comment mesurer le ROI d'un salon professionnel.

5 erreurs de relance qui ruinent votre taux de réponse

• Un message générique. Un simple « Ravi de vous avoir rencontré » sans détail ressemble à un e-mail envoyé en masse
• Attendre trop longtemps. Au bout d'une semaine, vous êtes redevenu un inconnu
• Aucune prochaine étape claire. S'ils doivent deviner ce que vous attendez d'eux, ils ne répondront pas
• Trop d'e-mails trop rapidement. Espacez vos prises de contact et variez les canaux
• Oublier ce que vous avez promis. Si vous avez promis d'envoyer un document, commencez toujours par là

Questions fréquentes sur la relance après un événement