George El-Hage
La captura de leads para organizadores de eventos suele significar una sola cosa: el contrato de recuperación de leads para expositores. Los stands escanean credenciales, el proveedor entrega los datos y se da por cerrado el asunto.
Ese contrato cubre solo una parte de su evento. Este artículo trata sobre la otra parte y explica por qué no compite con el proveedor que ya tiene contratado. La solución detrás de esto es la captura de leads para eventos.
Su contrato de recuperación de leads atiende a los expositores. En cambio, los asistentes con perfil comercial, los patrocinadores sin stand y los ponentes se van con los bolsillos llenos de tarjetas de visita y la galería del teléfono repleta de fotos de credenciales. Recomendarles una app de captura no interfiere con el contrato de los expositores, no le cuesta nada implementar y puede generarle un porcentaje de ingresos. Los eventos más pequeños que organiza junto al evento principal suelen ser el punto de partida ideal.
Qué cubre realmente su contrato de recuperación de leads
El proveedor oficial ofrece algo exclusivo: gestiona la base de datos de registro, por lo que puede entregar al expositor el registro completo del asistente, incluidas las preguntas de cualificación del formulario. Para muchos stands, ese es el verdadero motivo de compra.
Además, es fácil de gestionar: un solo proveedor, un formulario de pedido, compatibilidad garantizada con las credenciales y la tranquilidad de que los expositores saben qué reciben.
Lo que no es, es una herramienta para todo el recinto. Se vende a expositores, está pensada para stands y su alcance termina donde acaba el pabellón comercial.
Los tres perfiles que quedan fuera
Basta con recorrer su propio evento para encontrar profesionales haciendo negocios sin ninguna herramienta para capturar contactos:
| Perfil | A qué vienen | Con qué se van |
|---|---|---|
| Asistentes comerciales | Consultores, agencias, proveedores de servicios e inversores que asisten para reunirse con compradores, no para exponer | Un bolsillo lleno de tarjetas de papel y la galería repleta de fotos de credenciales |
| Patrocinadores sin stand | Han invertido en visibilidad de marca, una ponencia o una fiesta exclusiva, y necesitan justificar el retorno de su inversión con oportunidades comerciales | Una lista de asistentes (si las condiciones del patrocinio la incluyen), pero ningún registro de con quién hablaron realmente |
| Ponentes | Terminan su presentación y disfrutan de veinte minutos con las conversaciones más valiosas del evento | Números de teléfono anotados deprisa en la app de notas, en el mejor de los casos |
Cada uno de ellos vino a hacer contactos. Su evento propició la conversación, pero nadie capturó esos datos.
Por qué «ya tenemos un proveedor» no zanja la cuestión
Es la primera objeción que suelo escuchar y normalmente cierra la conversación. Pero no debería.
Una app de captura orientada a los asistentes no se integra con su sistema de registro, no necesita su base de credenciales y no se comercializa a expositores. No compite con nada de su catálogo de servicios. El contrato con sus expositores se mantiene intacto y, al mismo tiempo, dota de una solución a un colectivo que ese contrato nunca contempló.
De hecho, revaloriza la propuesta para expositores, ya que quienes más aprovechan la captura de contactos en su evento dejan de ser únicamente quienes pagaron por un stand.
Pregúntese si la herramienta necesita algo de usted: sus datos de registro, la base de credenciales, una clave API o un espacio en el formulario de expositores. Si la respuesta es «no» a las cuatro, no existe conflicto alguno con su contrato de recuperación de leads.
Por dónde empezar: sus eventos más pequeños
El evento principal es el terreno más complejo para arrancar, ya que los contratos de expositores están cerrados y el espacio comercial al completo.
La oportunidad inmediata está en el resto de su calendario: ediciones regionales, encuentros en mesas redondas, jornadas de partners o conferencias temáticas donde no existe ningún sistema de recuperación de leads y los expositores anotan credenciales a mano en una hoja de cálculo. Esos eventos reúnen a los mismos asistentes sin ninguna de las fricciones contractuales.
Qué reciben realmente los asistentes
Conviene conocer en detalle qué herramienta pondrá en manos de su público, ya que le pedirán referencias.
- Escaneo universal. Una credencial, una tarjeta de visita de papel o un código QR de LinkedIn o de una tarjeta de visita digital. El escáner lee el nombre y la empresa impresos en la credencial, por lo que funciona en su evento sin necesidad de que usted configure nada.
- Datos de contacto completos y contrastados. El enriquecimiento de leads en cascada consulta múltiples fuentes de datos independientes para obtener un correo corporativo verificado, teléfono, cargo y perfil de LinkedIn. Si no encuentra resultados, no consume ningún crédito.
- Notas al instante de la conversación. Por escrito o por voz, mientras el contexto está fresco, para que el contacto siga teniendo valor días después.
- Integración directa con sus herramientas de trabajo. Conexión nativa con HubSpot, Salesforce, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, HighLevel y contactos de Outlook; Zapier cubre cualquier otra plataforma y la exportación a CSV siempre está disponible.
Para compartir esta perspectiva directamente con sus asistentes, nuestras guías sobre cómo hacer networking en una conferencia y cómo recordar a las personas que conoce en eventos explican las mejores prácticas.
El impacto en la experiencia de sus asistentes
A nadie en su evento le faltan ocasiones para conocer gente. Lo que les falta es una forma de conservar esos contactos. Vea la diferencia en tres minutos de interacción, con y sin una app de captura de leads:
| Qué hacen hoy | Con qué terminan | Qué cambia |
|---|---|---|
| Recoger tarjetas de papel | Un fajo en el bolsillo de la chaqueta que se pasa a limpio la semana siguiente... o nunca | Fotografiadas al momento, digitalizadas al instante y sincronizadas con su CRM el mismo día |
| Fotografiar la credencial | Una galería llena de fotos borrosas de acreditaciones sin asociar a ningún dato de contacto | La misma foto, pero el nombre y la empresa se transforman en un correo corporativo verificado, teléfono, cargo y perfil de LinkedIn |
| Conectar en LinkedIn | Un nuevo contacto en la red, pero sin forma de llamarle ni escribirle un correo directamente | Un registro de contacto completo, con notas contextuales sobre los temas que trataron |
La comparativa es con lo que hacen sus asistentes hoy en día, no con el servicio para expositores. Cada solución cumple una función distinta.
Descubra la experiencia para sus asistentes
Le mostramos cómo funcionan la captura y el enriquecimiento de datos desde la perspectiva del asistente, y cómo aplicar un código promocional en todo su calendario de eventos.
Reservar una llamadaCómo genera ingresos el organizador
El sistema es deliberadamente sencillo, porque los procesos complejos acaban en desuso.
Usted recibe un código exclusivo. Lo incluye en los correos previos al evento, la app del asistente, el kit del patrocinador o cualquier otro canal habitual. Las compras realizadas con ese código se atribuyen a su evento, usted recibe un informe de uso y cobra una comisión sobre lo recaudado. El código permanece activo durante las fechas del evento.
No hay nada que programar, alojar ni atender. Además, las condiciones se acuerdan por evento en lugar de aplicar una tarifa fija estándar, ya que una jornada regional de 400 personas y un congreso principal de 9.000 requieren acuerdos a medida.
Cómo funciona en su evento
Creamos su código
Un código exclusivo para su evento, configurado por nosotros. Sin desarrollos técnicos, sin costes de mantenimiento y sin necesidad de integrarlo con su sistema de registro.
Se difunde en sus canales habituales
En los correos previos al evento, la app de los asistentes, el kit de patrocinadores o el dossier para ponentes. Donde mejor encaje. Incluso redactamos el texto por usted si lo prefiere.
Los asistentes capturan contactos durante el evento
Descargan la app, escanean una credencial, una tarjeta de papel o un código QR de LinkedIn, y añaden notas mientras la conversación sigue fresca. Nosotros nos encargamos de darles soporte técnico directamente, sin añadirle trabajo.
Recibe un informe de uso al finalizar
El balance de cuántos asistentes lo utilizaron, el volumen generado y la liquidación de su comisión. Se envía una vez cerrado el periodo del código, sin necesidad de gestionar nada durante el evento.
Cuánto le cuesta
Nada. No hay cuotas, ni compromisos de exclusividad, ni permanencia más allá de las fechas del evento. Además, su propio equipo de organización recibe acceso a Wave Connect durante el evento para comprobar de primera mano la experiencia antes de recomendarla.
| Usted | Wave Connect | |
|---|---|---|
| Configuración inicial | Compartir un código | Crearlo y configurar todo lo necesario |
| Soporte a los asistentes | Ninguno | Respondemos a cualquier duda de quienes lo utilicen |
| Trabajo de integración | Ninguno. Sin archivos de credenciales, sin claves de API y sin acceso al registro | Tampoco requerimos nada por nuestra parte |
| Tras el evento | Revisar un informe | Elaborar el informe y liquidar el pago |
Casos en los que no encaja
| Situación | Por qué | Qué hacer en su lugar |
|---|---|---|
| Sus términos prohíben aplicaciones externas de captura | Algunos congresos gestionados por proveedores exigen que toda captura se realice a través del dispositivo oficial, y esa cláusula figura en las condiciones para expositores o asistentes | Revise primero sus propios términos. Si incluye esa cláusula, será un tema a tratar en la próxima renovación contractual |
| Su organización es un organismo público o gubernamental | La mayoría no puede aceptar un reparto de ingresos de un proveedor | Ofrézcalo como una ventaja gratuita para los asistentes, sin ningún acuerdo comercial de por medio |
| Sus asistentes son consumidores finales | El enriquecimiento de contactos comerciales está diseñado para personas con empresa y correo electrónico corporativo | Descártelo. Las ferias de consumo no son el público objetivo para esta solución |
Preguntas frecuentes de los organizadores
Si también gestiona la parte de los expositores, las herramientas de captura de leads para ferias comerciales analiza las opciones que comparan sus expositores, y la captura de leads de marca blanca para empresas de diseño de estands cubre las necesidades de las agencias que montan sus estands.
Si desea evaluarlo con su propio calendario de eventos en lugar de hacerlo en abstracto, reserve una breve llamada y analizaremos sus dos próximos eventos.
Hablemos sobre su calendario de eventos
Preséntenos sus próximos dos o tres eventos y evaluaremos en cuáles encaja esta solución y cómo estructurar el acuerdo.
Reservar una llamadaDatos del producto verificados a 28/09/2026.