George El-Hage
Lead-Erfassung bedeutet für Event-Veranstalter meist eines: der Lead-Retrieval-Vertrag für Aussteller. An den Ständen werden Badges gescannt, der Dienstleister liefert die Daten und der Posten ist erledigt.
Dieser Vertrag deckt jedoch nur eine Seite Ihrer Veranstaltungsfläche ab. Hier geht es um die andere Seite – und darum, warum dies keine Konkurrenz für Ihren bestehenden Anbieter ist. Die Lösung dahinter ist die Lead-Erfassung für Events.
Ihr Lead-Retrieval-Vertrag dient Ausstellern. Doch Teilnehmer im Vertrieb, Sponsoren ohne eigenen Stand und Speaker gehen am Ende mit vollen Taschen voller Papierkarten und abfotografierten Badges nach Hause. Eine Erfassungs-App für diese Zielgruppe berührt Ihren Ausstellervertrag nicht, verursacht für Sie keinen Aufwand und ermöglicht eine Umsatzbeteiligung. Meist beginnt man bei den kleineren Begleitevents neben dem Flaggschiff-Event.
Was Ihr Lead-Retrieval-Vertrag wirklich abdeckt
Der offizielle Anbieter leistet etwas Einzigartiges: Er hat direkten Zugriff auf die Registrierungsdatenbank und kann Ausstellern die kompletten Anmeldedaten der Teilnehmer inklusive individueller Qualifizierungsfragen übergeben. Für viele Stände ist genau das der Kaufgrund.
Auch die Abwicklung ist denkbar einfach: ein Anbieter, ein Bestellformular, garantierte Badge-Kompatibilität – und die Aussteller wissen genau, was sie bekommen.
Was es jedoch nicht ist: eine Lösung für die gesamte Veranstaltungsfläche. Es wird exklusiv an Aussteller für deren Stände verkauft und endet an den Standgrenzen.
Die drei Zielgruppen, die leer ausgehen
Wenn Sie über Ihre Veranstaltung gehen, treffen Sie auf viele Geschäftsleute ohne jede Möglichkeit zur digitalen Lead-Erfassung:
| Zielgruppe | Ihr Ziel auf dem Event | Womit sie nach Hause gehen |
|---|---|---|
| Teilnehmer im Vertrieb | Berater, Agenturen, Dienstleister und Investoren, die Kunden treffen wollen, statt selbst auszustellen | Taschen voller Papiervisitenkarten und Fotos von Badges in der Smartphone-Galerie |
| Sponsoren ohne Stand | Zahlen für Logoplatzierung, Vortragsslot oder After-Party und müssen dafür eine Vertriebspipeline nachweisen | Eine Teilnehmerliste (sofern vereinbart), aber keinerlei Nachweis darüber, wen sie wirklich gesprochen haben |
| Speaker & Referenten | Führen direkt nach ihrem Vortrag 20 Minuten lang die wertvollsten Gespräche des gesamten Events | Eilig in die Notizen-App getippte Telefonnummern – wenn überhaupt |
Jeder dieser Menschen ist da, um Kontakte zu knüpfen. Ihr Event schafft die Begegnung – doch danach geht der Kontakt verloren.
Warum „Wir haben schon einen Anbieter“ nicht das Ende der Diskussion ist
Das ist der Einwand, der mir als Erstes begegnet – und meist bricht das Gespräch hier ab. Zu Unrecht.
Eine Erfassungs-App für Teilnehmer erfordert keine Schnittstelle zu Ihrem Registrierungssystem, benötigt keine Badge-Daten und wird nicht an Aussteller vertrieben. Sie konkurriert mit keinem einzigen Posten auf Ihrem Bestellformular. Ihr Ausstellervertrag bleibt unberührt – und eine Zielgruppe, die bisher leer ausging, erhält endlich ein passendes Tool.
Im Grunde wertet dies das Ausstellerprodukt sogar auf: Denn von professioneller Erfassung profitieren nicht mehr nur diejenigen, die für einen Stand bezahlt haben.
Prüfen Sie, ob das Tool etwas von Ihnen benötigt: Registrierungsdaten, die Badge-Datei, einen API-Schlüssel oder einen Platz auf dem Bestellformular. Lautet die Antwort viermal „Nein“, kann es zu keinem Konflikt mit Ihrem Lead-Retrieval-Vertrag kommen.
Der ideale Einstieg: Ihre kleineren Events
Das Haupt-Event ist meist der schwierigste Einstieg, weil Verträge fixiert sind und die Hallen voll belegt sind.
Der schnellere Erfolg liegt im restlichen Eventkalender: regionale Ausgaben, Tabletop-Events, Partnertage oder Single-Track-Konferenzen, bei denen es überhaupt kein Lead-Retrieval-Angebot gibt und Aussteller Badges händisch in Tabellen eintragen. Diese Events ziehen dasselbe Publikum an – ganz ohne vertragliche Hürden.
Was Teilnehmer konkret bekommen
Gut zu wissen, was Sie Ihren Teilnehmern empfehlen – denn Fragen dazu werden kommen.
- Alles scannen. Ob Badge, Papiervisitenkarte oder QR-Code von LinkedIn oder einer digitalen Visitenkarte: Der Badge-Scanner liest Name und Unternehmen direkt vom Badge ab – ohne Vorbereitung Ihrerseits.
- Vollständige Kontaktdaten. Waterfall Lead Enrichment durchsucht mehrere unabhängige Datenquellen nach verifizierten geschäftlichen E-Mails, Telefonnummern, Jobtiteln und LinkedIn-Profilen. Wird kein Treffer erzielt, verfällt kein Guthaben.
- Notizen direkt im Gespräch. Per Tastatur oder Spracheingabe, solange der Eindruck frisch ist – damit der Kontakt auch eine Woche später noch wertvoll ist.
- Direkt ins gewohnte System. Native Integrationen für HubSpot, Salesforce, Zoho, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, HighLevel und Outlook-Kontakte; Zapier deckt den Rest ab, und der CSV-Export steht jederzeit bereit.
Praktische Tipps für Teilnehmer liefern unsere Leitfäden Erfolgreiches Netzwerken auf Konferenzen und Event-Kontakte im Gedächtnis behalten rund um die richtigen Gewohnheiten.
Was sich für Ihre Teilnehmer ändert
Niemand auf Ihrem Event hat Probleme damit, Menschen kennenzulernen. Es fehlt schlicht der Weg, die Kontakte festzuhalten. So laufen dieselben drei Minuten auf Ihrem Event ab – mit und ohne Erfassungs-App:
| Bisherige Praxis | Das Resultat | Der Unterschied mit App |
|---|---|---|
| Papiervisitenkarten sammeln | Ein Stapel in der Jackentasche – nächste Woche mühsam abgetippt oder vergessen | Direkt am Stehtisch fotografiert, automatisch ausgelesen und noch am selben Tag im CRM |
| Badge abfotografieren | Unscharfe Fotos von Lanyards in der Galerie ohne zuordenbare Kontaktdaten | Dasselbe Foto liefert dank automatischer Anreicherung geschäftliche E-Mail, Telefonnummer, Jobtitel und LinkedIn-Profil |
| Auf LinkedIn vernetzen | Ein neuer Kontakt ohne E-Mail-Adresse oder Telefonnummer | Ein vollständiger Kontaktdatensatz inklusive Notizen zum Gesprächsinhalt |
Der Vergleich zeigt den Unterschied zur heutigen Arbeitsweise Ihrer Teilnehmer – nicht zum Aussteller-Dienstleister. Beide erfüllen völlig unterschiedliche Aufgaben.
Erleben Sie, wie einfach Lead-Erfassung für Ihre Teilnehmer ist
Wir zeigen Ihnen Erfassung und Datenanreicherung aus Teilnehmersicht und wie Sie einen Event-Code nahtlos in Ihren Eventkalender integrieren.
Gespräch vereinbarenWie Sie als Veranstalter profitieren
Das Modell ist bewusst simpel gehalten – denn komplizierte Abläufe scheitern in der Praxis.
Sie erhalten einen Code, den Sie in Vorab-E-Mails, der Event-App, dem Sponsoren-Kit oder anderen gewohnten Kanälen platzieren. Käufe von Teilnehmern werden Ihrem Event zugeordnet, Sie erhalten einen Nutzungsbericht und eine Umsatzbeteiligung auf die Erlöse. Der Code gilt für den gesamten Event-Zeitraum.
Kein Entwicklungs-, Hosting- oder Supportaufwand für Sie. Die Konditionen vereinbaren wir individuell pro Event – denn eine Regionalveranstaltung mit 400 Personen unterscheidet sich von einem Flaggschiff-Event mit 9.000 Besuchern.
So funktioniert es auf Ihrem Event
Wir erstellen Ihren Code
Ein individueller Code für Ihr Event, eingerichtet durch uns. Kein Entwicklungs-, Hosting- oder Wartungsaufwand und keine Schnittstelle zu Ihrem Registrierungssystem.
Platzierung in Ihrer Kommunikation
In Vorab-E-Mails, der Event-App, im Sponsoren-Kit oder im Speaker-Briefing – ganz nach Wunsch. Den passenden Textentwurf liefern wir gerne mit.
Teilnehmer erfassen Kontakte vor Ort
Teilnehmer laden die App herunter, scannen Badges, Papiervisitenkarten oder LinkedIn-QR-Codes und machen sich direkt Notizen. Den Nutzersupport übernehmen wir komplett.
Sie erhalten den Nutzungsbericht nach dem Event
Sie sehen genau, wie viele Teilnehmer die App genutzt haben, wie viel investiert wurde und wie hoch Ihre Beteiligung ausfällt. Der Bericht kommt nach Ende des Aktionszeitraums – kein Aufwand während des Events.
Ihre Kosten
Keine. Keine Grundgebühr, keine Exklusivität und keine Bindung über das Event hinaus. Ihr eigenes Event-Team erhält Wave Connect kostenfrei für die Veranstaltung – so erleben Sie die Lösung selbst, bevor Sie sie empfehlen.
| Sie | Wave Connect | |
|---|---|---|
| Einrichtung | Einen Code teilen | Code erstellen und im Hintergrund alles konfigurieren |
| Support für Teilnehmende | Keinerlei Aufwand | Wir beantworten jede Frage aller Nutzerinnen und Nutzer |
| Integrationsaufwand | Keiner. Keine Badge-Dateien, keine API-Schlüssel, kein Zugriff aufs Registrierungssystem | Auch auf unserer Seite nicht nötig |
| Nach dem Event | Einen Bericht einsehen | Bericht erstellen und Umsatzbeteiligung auszahlen |
Wann es nicht passt
| Situation | Warum | Bessere Alternative |
|---|---|---|
| Ihre AGB verbieten externe Erfassungs-Apps | Manche veranstaltergeführten Konferenzen verlangen, dass jeder Lead über offizielle Geräte erfasst wird, und verankern das in den AGB für Aussteller oder Teilnehmende. | Prüfen Sie zunächst Ihre AGB. Falls eine solche Klausel existiert, sollten Sie das beim nächsten Vertragszyklus ansprechen. |
| Sie sind eine Behörde oder öffentliche Einrichtung | Die meisten öffentlichen Einrichtungen dürfen keine Umsatzbeteiligungen von Anbietern annehmen. | Bieten Sie es als kostenlosen Mehrwert für Teilnehmende an – ganz ohne kommerzielle Vereinbarung. |
| Ihre Teilnehmenden sind Endverbraucher (B2C) | Die Anreicherung von Kontaktdaten funktioniert nur bei Personen mit Firmenzugehörigkeit und geschäftlicher E-Mail-Adresse. | Verzichten Sie darauf. B2C-Messen sind dafür schlicht die falsche Zielgruppe. |
Häufige Fragen von Veranstaltern
Wenn Sie auch für die Ausstellerbetreuung zuständig sind: Lead-Erfassungs-Tools für Messen zeigt, welche Optionen Aussteller vergleichen, und White-Label-Lead-Erfassung für Messebauer widmet sich den Agenturen, die Messestände bauen.
Wenn Sie das Ganze konkret für Ihren Event-Kalender prüfen möchten: Vereinbaren Sie ein kurzes Gespräch und bringen Sie Ihre nächsten zwei Events mit.
Sprechen wir über Ihren Event-Kalender
Bringen Sie Ihre nächsten zwei bis drei Events mit: Wir prüfen gemeinsam, wo der Einsatz sinnvoll ist und wie die Konditionen aussehen könnten.
Gespräch buchenProduktangaben geprüft am 28.09.2026.