George El-Hage
Kurz gesagt: Senden Sie Ihre erste Event-Follow-up-E-Mail innerhalb von 24 Stunden (spätestens 48 Stunden), knüpfen Sie an ein konkretes Detail aus dem Gespräch an und schlagen Sie einen einfachen nächsten Schritt vor. Heiße Messe-Leads kontaktieren Sie noch am selben Tag. Haken Sie in den folgenden zwei Wochen noch zwei- bis dreimal nach – mehr nicht. Nachfolgend finden Sie 8 Vorlagen zum Kopieren: 3 für Networking-Kontakte, 4 für Messe-Leads und 1 für Konferenzkontakte.
Ich bin George, Gründer von Wave Connect. Ich habe unzählige Messestände betreut und Networking-Events besucht – und genau beim Follow-up verlaufen die meisten Kontakte im Sande. Die Lösung ist einfach: schnell sein, konkret bleiben und dem Gegenüber die Antwort so leicht wie möglich machen.
Wann sollten Sie eine Follow-up-E-Mail nach einem Event senden?
Innerhalb von 24 Stunden bei allen Kontakten, mit denen Sie im Austausch bleiben wollen – und noch am selben Tag bei Messe-Leads, die nach Preisen oder einer Demo gefragt haben. Nach einer Woche bringen die meisten Menschen Ihren Namen kaum noch mit dem Gespräch in Verbindung.
| Wen Sie getroffen haben | Erste E-Mail | Zweiter Touchpoint | Dritter Touchpoint |
|---|---|---|---|
| Networking-Kontakt | Innerhalb von 24 Stunden | LinkedIn-Nachricht, Tag 2 oder 3 | E-Mail mit Mehrwert, Tag 7 |
| Heißer Messe-Lead (hat nach Preisen, einer Demo oder einem Angebot gefragt) | Am selben Tag | Telefonanruf, Tag 2 | Abschlussnachricht, Tag 10 bis 14 |
| Warmer Messe-Lead | Innerhalb von 48 Stunden | Ressourcen-E-Mail, Tag 5 | Kurzer Check-in, Tag 10 |
| Nur Badge-Scan, kein echtes Gespräch | Innerhalb einer Woche als Nurture-E-Mail | Ihr Newsletter oder Content | Nur bei Interaktion |
| Konferenz-Speaker oder Session-Kontakt | Innerhalb von 48 Stunden | LinkedIn, Tag 3 | Nur bei konkretem Anlass |
Was gehört in eine Follow-up-E-Mail nach einem Event?
Vier Elemente, genau in dieser Reihenfolge – sonst nichts. Halten Sie die Nachricht so kompakt, dass sie sich auf dem Smartphone zwischen zwei Programmpunkten lesen lässt.
Vorlagen für Networking-Follow-up-E-Mails
Beim Networking steht die Beziehung im Mittelpunkt, nicht der Verkauf: Bedanken Sie sich, greifen Sie das Gesprächsthema auf und bieten Sie etwas Nützliches an.
Betreff: Schön, Sie auf der [Event] kennengelernt zu haben
Hallo [Vorname],
es war schön, Sie auf der [Event] kennenzulernen. Unser Austausch über [konkretes Thema] hat mir sehr gefallen.
Lassen Sie uns gerne in Kontakt bleiben. Wenn [für den Kontakt relevantes Thema] bei Ihnen einmal ansteht, unterstütze ich Sie jederzeit gern.
Beste Grüße
[Ihr Name]
Betreff: Der [Artikel / das Tool], den/das ich auf der [Event] erwähnt hatte
Hallo [Vorname],
vielen Dank für das gute Gespräch über [Thema] auf der [Event]. Hier ist die versprochene Ressource: [Link].
Ich musste daran denken, weil [Grund bezogen auf die Situation des Kontakts].
Beste Grüße
[Ihr Name]
Betreff: Kaffee nach der [Event]?
Hallo [Vorname],
ich habe noch über Ihre Gedanken zu [Thema] auf der [Event] nachgedacht und würde gern hören, wie Sie das in der Praxis umsetzen.
Hätten Sie nächste Woche Zeit für ein kurzes 15-minütiges Telefonat oder einen Kaffee? Bei mir würde [Tag] oder [Tag] gut passen.
Beste Grüße
[Ihr Name]
Vorlagen für Messe-Lead-Follow-up-E-Mails
Kategorisieren Sie Ihre Stand-Leads vor dem Versand: Heiße Leads erhalten noch am selben Tag eine persönliche E-Mail, warme Leads innerhalb von 48 Stunden und reine Badge-Scans wandern in eine entspannte Nurturing-Sequenz.
Hier zahlen sich präzise Standnotizen aus. Wenn das Team einen Lead mit „Preise angefragt“ getaggt oder eine Sprachnotiz hinterlegt hat, schreibt sich die E-Mail fast von selbst. Mit der Event-Lead-Erfassung von Wave Connect erfassen Mitarbeitende Notizen, Sprachmemos und individuelle Qualifizierungsmerkmale direkt am Stand. Alle Angaben fließen nahtlos ins CRM, sodass beim Follow-up der volle Kontext vorliegt. Erfahren Sie hier, wie Sie diese Leads schon vor Messebeginn in Ihr CRM übertragen.
Betreff: Nächste Schritte nach unserem Gespräch auf der [Event]
Hallo [Vorname],
vielen Dank für Ihren Besuch an unserem Stand auf der [Event]. Sie sprachen über [Priorität / Herausforderung] und baten um Informationen zu [Preise / Demo / Zeitplan].
Hier ist [das Versprochene]. Passt es Ihnen am [Tag] oder [Tag] für 20 Minuten, um das kurz durchzugehen? Hier ist mein Kalenderlink: [Link].
Beste Grüße
[Ihr Name]
Betreff: Unser Gespräch auf der [Event]
Hallo [Vorname],
schön, dass wir uns auf der [Event] ausgetauscht haben. Da Sie [Thema] angesprochen haben, finden Sie hier eine kurze [Übersicht / Fallstudie], wie andere Teams das lösen: [Link].
Falls das Thema für [Quartal] bei Ihnen auf der Agenda steht, gebe ich gern weitere Einblicke.
Beste Grüße
[Ihr Name]
Betreff: Danke für Ihren Besuch auf der [Event]
Hallo [Vorname],
vielen Dank für Ihren Besuch an unserem Stand auf der [Event]. Falls hilfreich, finden Sie hier [unsere beliebteste Ressource]: [Link].
Wenn Sie sehen möchten, wie [Produkt] bei [Zielgruppe / Teamart] funktioniert, antworten Sie einfach kurz auf diese E-Mail.
Beste Grüße
[Ihr Name]
Betreff: Kurze Frage: Noch aktuell?
Hallo [Vorname],
ich habe mich seit dem [Event] ein paar Mal bezüglich [Thema] gemeldet. Falls das Thema zeitlich gerade nicht passt: kein Problem, dann belasse ich es erst einmal dabei.
Sollte es wieder relevant werden, antworten Sie einfach kurz auf diese E-Mail und wir knüpfen daran an.
Beste Grüße [Ihr Name]
Sie suchen weitere Vertriebsvorlagen? Eine ausführlichere Übersicht finden Sie in 12 Vorlagen für Follow-up-E-Mails im Vertrieb. Sie überlegen noch, wie Sie Leads am Messestand am besten erfassen? Hier sind die Tools zur Lead-Erfassung, die ich empfehlen würde.
Jedes Messe-Follow-up persönlich gestalten
Wave Connect scannt jeden Badge, ergänzt Notizen sowie Qualifizierungsdaten direkt am Lead und synchronisiert alles mit Ihrem CRM – noch bevor Sie die Messe verlassen. Jetzt in einer kurzen Demo ansehen.
Demo buchenE-Mail-Vorlage für das Follow-up nach Konferenzen
Konferenzkontakte (Speaker, Panel-Gäste, Session-Teilnehmende) reagieren am besten auf Konkretes: Nennen Sie die Session und einen Gedanken, der Ihnen besonders in Erinnerung geblieben ist.
Betreff: Ihre Session auf dem [Event]
Hallo [Vorname],
ich war bei Ihrer Session [Name der Session] auf dem [Event] im Publikum. Ihr Gedanke zu [konkreter Punkt] ist mir besonders im Gedächtnis geblieben, vor allem weil [Bezug zur eigenen Situation].
Hätten Sie Lust, sich kurz zu vernetzen? Ich würde mich gerne dazu austauschen, [kleines, konkretes Anliegen].
Beste Grüße [Ihr Name]
Steht demnächst ein Event an? Hier erfahren Sie, wie Sie auf Konferenzen richtig netzwerken – damit Sie eine echte Grundlage für Ihr Follow-up haben.
So behalten Sie Gesprächsinhalte im Kopf
Halten Sie Details direkt vor Ort fest, nicht erst auf dem Rückflug. Eine kurze Notiz während des Events macht das spätere Follow-up treffsicher und persönlich.
- Notieren Sie eine kurze Zeile direkt am Kontakt nach dem Gespräch
- Nehmen Sie eine Sprachnotiz auf, wenn Sie schnell zum nächsten Gespräch müssen
- Taggen Sie den Lead (heiß, warm, Partner), um sofort die passende Vorlage parat zu haben
- Tauschen Sie Kontaktdaten digital aus, damit die Notiz direkt beim Kontakt gespeichert ist statt auf der Rückseite einer Papierkarte
Mehr dazu erfahren Sie im Leitfaden Wie man sich an Event-Kontakte erinnert. Wenn Sie die meisten Kontakte an Ständen knüpfen: Mein Guide zur Lead-Erfassung auf Messen deckt den gesamten Erfassungsprozess ab.
Wie oft sollten Sie nachhaken?
Drei bis vier Touchpoints über etwa zwei Wochen – danach ist Schluss. Nutzen Sie verschiedene Kanäle, statt immer dieselbe E-Mail zu schicken.
- E-Mail innerhalb von 24 Stunden (bei heißen Leads noch am selben Tag)
- LinkedIn-Nachricht oder Anruf an Tag 2 oder 3
- Eine E-Mail mit echtem Mehrwert rund um Tag 7
- Eine abschließende E-Mail an Tag 10 bis 14
Danach bewirkt der Hinweis auf eine spätere Kontaktaufnahme in der letzten E-Mail mehr als ein fünfter Reminder. Für langfristige Kontakte hilft ein einfaches persönliches CRM, um sich alle paar Monate ungezwungen zu melden. Messen sollten Sie anhand von Antworten und Meetings tracken, damit Sie wissen, was sich rentiert: Hier erfahren Sie, wie Sie den Messe-ROI messen.
5 Follow-up-Fehler, die Ihre Antwortrate ruinieren
- Generische Nachrichten. Ein einfaches „Schön, Sie kennengelernt zu haben“ ohne Details wirkt wie eine Massenmail
- Zu langes Warten. Nach einer Woche erinnert man sich kaum noch an Sie
- Kein klarer nächster Schritt. Wenn das Gegenüber erst überlegen muss, was Sie wollen, bleibt die Antwort aus
- Zu viele E-Mails in zu kurzer Zeit. Verteilen Sie die Kontaktpunkte zeitlich und wechseln Sie den Kanal
- Versprechen vergessen. Wenn Sie Unterlagen oder Infos zugesagt haben, liefern Sie diese zuerst
Nachhaken, solange die Erinnerung frisch ist
Wave Connect erfasst Leads, Notizen und Qualifizierungsdaten direkt am Stand und synchronisiert sie mit Ihrem CRM – so kann die erste E-Mail noch am selben Tag rausgehen.
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